Die EU-Whistleblower-Richtlinie gilt seit Dezember 2021 für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitern. Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz kommt im Jahr 2022. Dringlich sind die neuen Regelungen für juristische Personen mit öffentlich-rechtlichen Eigentümern: Diese sind seit dem 18.12.2021 ausnahmslos zur Einrichtung eines internen Meldesystems für Hinweisgeber nach Maßgabe der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet. Die Konsequenz: Krankenhäuser müssen aktiv werden – es bestehen insoweit keine Übergangsfristen.
Die vier wichtigsten Regelungen lauten wie folgt: Erstens sind sämtliche Unternehmen ab 250 Mitarbeitern und solche mit öffentlich-rechtlichen Eigentümern betroffen. Die betroffenen Unternehmen müssen zweitens interne Hinweisgebersysteme einrichten, denn drittens dürfen Mitarbeiter Regelverstöße anonym an das eigene Unternehmen oder Behörden melden, wobei ihnen ein umfassender Schutz zuteilwird. Viertens müssen auch Behörden Meldestellen einrichten, an die sich Hinweisgeber – auch unmittelbar – wenden dürfen.
Betroffene Krankenhäuser und medizinische Einrichtungen müssen interne Hinweisgebersysteme einrichten und einen Prozess definieren, wie mit eingehenden Hinweisen rechtssicher umgegangen wird. Neben der Pflicht für Unternehmen zur Einrichtung interner Meldekanäle müssen auch Behörden eigene Meldekanäle (externer Meldekanal) einrichten und über diese informieren.
Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Eigentümern, öffentlichen Arbeitgebern und Kommunen müssen einige Besonderheiten beachten: Die Whistleblower Richtlinie gilt gegenüber diesen Einheiten unmittelbar. Damit sind kommunale Krankenhäuser und Häuser mit öffentlich-rechtlichen Eigentümern direkt betroffen. Der Hintergrund dieses höheren Maßstabs öffentlicher Unternehmen ist es, dass die öffentliche Hand nicht davon profitieren soll, wenn die Bundesrepublik Deutschland Richtlinien nicht fristgemäß umsetzt. Daher gelten Richtlinien unter Umständen direkt, so auch im Fall der Whistleblower-Richtlinie. Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz kommt in diesem Jahr und wird die wenigen noch offenen Fragen beantworten. Die betroffenen Häuser müssen somit auf jeder Ebene die betreffenden Bestimmungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes als geltendes Recht beachten.
Betroffene Krankenhäuser, Pflegeheime und andere medizinische Einrichtungen müssen zuerst ein internes Hinweisgebersystem einführen. Hinweisgebersysteme müssen entsprechend der Richtlinie so eingerichtet sein, dass die Anonymität hinweisgebender Personen gewährleistet ist und eine Rückmeldung an Hinweisgeber erfolgen kann.
Dieses System kann grundsätzlich aus einem schriftlichen oder einem mündlichen Meldeweg bestehen. Zu empfehlen ist die Kombination aus einem schriftlichen, mündlichen und persönlichen Meldekanal, um eine Meldebereitschaft ohne Abstriche zu fördern.
Krankenhäuser oder medizinische Einrichtungen können zur Erfüllung der neuen Pflichten einen Mitarbeiter beauftragen oder einen externen Compliance-Beauftragten engagieren. Gerade für kleinere Kommunen und öffentliche Unternehmen ohne eigene Compliance-Mitarbeiter werden diese hohen Anforderungen praktische Schwierigkeiten mit sich bringen. Hier bietet die Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten Vorteile. Denn die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht ausdrücklich vor, dass ein externer Beauftragter die neuen Pflichten für das betroffene Unternehmen erfüllen kann.
Insbesondere juristische Personen mit öffentlich-rechtlichen Eigentümern sind seit dem 18.12.2021 ausnahmslos zur Einrichtung eines internen Meldesystems für Hinweisgeber nach Maßgabe der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet. Demnach müssen vor allem Krankenhäuser aktiv werden, da insoweit keine Übergangsfristen bestehen. Zudem sind privatwirtschaftliche und staatliche Unternehmen ab 250 Arbeitnehmern und Kommunen, deren Einwohnerzahl 10.000 übersteigt, durch die Whistleblower Richtlinie zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Ab einer Mitarbeiteranzahl von fünfzig sollen Unternehmen ein internes Hinweisgebersystem einführen. Unternehmen, die in den Bereichen der Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung agieren, sind weitergehend unabhängig von der Anzahl ihrer Arbeitnehmer zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet.
Die Geschäftsführung ist für die Einrichtung des Hinweisgebersystems verantwortlich, kann die Aufgabe aber delegieren. Zuerst ist die Verankerung des Hinweisgebersystems innerhalb des Unternehmens zu bestimmen, zu fragen ist etwa: Wer soll personell zuständig sein? An wen berichtet der externe Compliance Beauftragte? Hierbei ist zu beachten, dass ein ausreichender Abstand des Hinweisgebersystems zur operativen Organisation des Unternehmens gegeben sein muss. Da das Hinweisgebersystem drei wesentliche Bearbeitungsschritte beinhaltet (1. Analyse des Hinweises; 2. Untersuchung des Sachverhalts; 3. Personelle/systemische Maßnahmen), muss der Prozess Zuständigkeiten für die drei Phasen beinhalten. Zudem muss eine Koordination mit dem Datenschutzbeauftragten sowie (sofern vorhanden) mit dem Betriebs- bzw. Personalrat erfolgen.
Die Summe aller unternehmensinternen Regelungen zur Meldung von Rechtsverstößen durch Hinweisgeber, der Umgang mit diesen Meldungen und Folgen dieser Meldungen für das Unternehmen und den Hinweisgeber wird als Hinweisgebersystem bezeichnet. Ein solches Hinweisgebersystem wird durch die Umsetzung der Whistleblower Richtlinie im Jahr 2022 für Unternehmen mit ab 250 Arbeitnehmern bald verpflichtend sein.
Betroffene Krankenhäuser, Pflegeheime und andere medizinische Einrichtungen müssen zuerst ein internes Hinweisgebersystem einführen. Hinweisgebersysteme müssen entsprechend der Richtlinie so eingerichtet sein, dass die Anonymität hinweisgebender Personen gewährleistet ist und eine Rückmeldung an Hinweisgeber erfolgen kann. Dieses System kann grundsätzlich aus einem schriftlichen oder einem mündlichen Meldeweg bestehen. Zu empfehlen ist die Kombination aus einem schriftlichen, mündlichen und persönlichen Meldekanal, um eine Meldebereitschaft ohne Abstriche zu fördern. Wichtigster Bestandteil bei der Implementierung und dem Betrieb interner Hinweisgebersysteme ist die natürliche Person, welche die Hinweise entgegennimmt. Die Anforderungen an diese Person sind hoch, denn sie muss Hinweise unabhängig und ohne Interessenkonflikt entgegennehmen und bearbeiten. Im besten Fall ist diese Person mit Compliance-Aufgaben vertraut und entsprechend geschult. Das interne Hinweisgebersystem sollte zudem die persönliche und digitale Erreichbarkeit vorsehen. Zu empfehlen ist daher, dass die persönliche Ansprechbarkeit einer unabhängigen und geschulten Person mit einer einfach bedienbaren Whistleblowersoftware kombiniert wird. Diese beiden Aspekte bilden in der Kombination ein allen rechtlichen Anforderungen entsprechendes internes Hinweisgebersystem.
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019) ist auch als Whistleblower Richtlinie bekannt. Die Whistleblower Richtlinie ist ein Rechtsakt der Europäischen Union, die den Schutz von Hinweisgebern oder Whistleblowern bezweckt. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen und staatliche Stellen zum einen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, zum anderen verbietet sie die Sanktionierung von Whistleblowern. In Deutschland ist Anfang 2022 ein nationales Umsetzungsgesetz geplant. Bis dieses gilt, entfaltet die EU-Whistleblower-Richtlinie teilweise unmittelbare Wirkung. Folglich sind staatliche Unternehmen und Organisationen, deren Eigentümer öffentlich-rechtlich sind, bereits jetzt an weite Teile der Richtlinie gebunden. Die Mitarbeiter:innen der betroffenen Unternehmen können sich zudem bereits zum aktuellen Zeitpunkt auf die Richtlinie berufen und Missstände und Regelverstöße an staatliche Systeme melden.
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019) ist auch als Whistleblower Richtlinie bekannt. Die Whistleblower Richtlinie ist ein Rechtsakt der Europäischen Union, die den Schutz von Hinweisgebern oder Whistleblowern bezweckt. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen und staatliche Stellen zum einen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, zum anderen verbietet sie die Sanktionierung von Whistleblowern. In Deutschland ist Anfang 2022 ein nationales Umsetzungsgesetz geplant. Bis dieses gilt, entfaltet die EU-Whistleblower-Richtlinie teilweise unmittelbare Wirkung. Folglich sind staatliche Unternehmen und Organisationen, deren Eigentümer öffentlich-rechtlich sind, bereits jetzt an weite Teile der Richtlinie gebunden. Die Mitarbeiter:innen der betroffenen Unternehmen können sich zudem bereits zum aktuellen Zeitpunkt auf die Richtlinie berufen und Missstände und Regelverstöße an staatliche Systeme melden.
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019) ist auch als Whistleblower Richtlinie bekannt. Die Whistleblower Richtlinie ist ein Rechtsakt der Europäischen Union, die den Schutz von Hinweisgebern oder Whistleblowern bezweckt. Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen und staatliche Stellen zum einen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, zum anderen verbietet sie die Sanktionierung von Whistleblowern. In Deutschland ist Anfang 2022 ein nationales Umsetzungsgesetz geplant. Bis dieses gilt, entfaltet die EU-Whistleblower-Richtlinie teilweise unmittelbare Wirkung. Folglich sind staatliche Unternehmen und Organisationen, deren Eigentümer öffentlich-rechtlich sind, bereits jetzt an weite Teile der Richtlinie gebunden. Die Mitarbeiter:innen der betroffenen Unternehmen können sich zudem bereits zum aktuellen Zeitpunkt auf die Richtlinie berufen und Missstände und Regelverstöße an staatliche Systeme melden.
Bis zum Inkrafttreten eines nationalen Gesetzes gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie sowohl für den öffentlichen Bereich wie auch für private Unternehmen unmittelbar. Der rechtliche Hintergrund ist, dass die Richtlinie an den wichtigen Stellen so unbedingt und detailliert gestaltet ist, dass hier eine unmittelbare Wirkung besteht.
In Deutschland wird die Whistleblower-Richtlinie durch das „Whistleblower-Gesetz“ (Hinweisgeberschutzgesetz) umgesetzt. Mit der Umsetzung ist Anfang 2022 zu rechnen.
Zuletzt einigten sich die Regierungsparteien im Koalitionsvertrag auf eine erweiternde Umsetzung der Whistleblower Richtlinie. Damit ist gemeint, dass der sachliche Anwendungsbereich sich nicht nur auf EU-Rechtsakte beschränken soll, sondern jegliche Hinweise zu Gesetzesverstößen unter dem Schutz des neuen Whistleblower-Gesetzes stehen.
Bereits der erste Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz sah diese Erweiterung vor. Es ist daher mit einer erweiternden Umsetzung, welche über den sachlichen Anwendungsbereich der Richtlinie hinausgeht, zu rechnen.
Auch ohne eine Umsetzung besteht in allen Bundesländern bereits die Möglichkeit für Hinweisgeber, anonyme Meldungen abzugeben, etwa bei Finanzämtern. So hat das Land Baden-Württemberg kürzlich ein digitales & anonymes Hinweisgeberportal freigeschaltet. Dieses Portal zeigt, in welche Richtung sich die Dinge entwickeln. Digitale & anonyme Hinweisgeberportale öffentlicher Stellen werden flächendeckend kommen.
Pflegeheimbetreiber, die über 250 Mitarbeiter beschäftigen, sind aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie angehalten, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten. Sofern die Betreiber öffentlich-rechtliche Eigentümer haben, sind sie aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet, ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben. Gerade im Bereich der Pflege sind die möglichen Reputationsrisiken eines Hinweises, der Behörden oder die Öffentlichkeit erreicht, enorm. Da staatliche Stellen ebenfalls Hinweisgebersysteme einrichten müssen, an welche sich Mitarbeiter von Pflegeheimbetreibern wenden können, ist Pflegeheimbetreibern zu empfehlen, sich bald mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Pflegedienstleister, die über 250 Mitarbeiter beschäftigen, sind aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie angehalten, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten. Gerade im Bereich der Pflege sind die möglichen Reputationsrisiken eines Hinweises, der Behörden oder die Öffentlichkeit erreicht, enorm. Da staatliche Stellen ebenfalls Hinweisgebersysteme einrichten müssen, an welche sich Mitarbeiter von Pflegedienstleister wenden können, ist Pflegedienstleistern zu empfehlen, sich bald mit dem Thema auseinanderzusetzen. Wichtig: Sofern die Pflegedienstleister öffentlich-rechtliche Eigentümer haben, sind sie aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet, ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben.
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