Hinweisgebersysteme für Startups und Compliance Beratung

Unsere Leistungen für Startups

Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist und können nach Rücksprache mit dem Kunden mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren. Die individuelle Bearbeitung eingehender Hinweise ist Teil unseres Komplett-Pakets. Hinweisgeber können uns auch persönlich erreichen (per Telefon oder per Treffen).

Betrieb des Hinweisgebersystems

Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Diese Funktionen bilden die so genannte „Case Management Funktion“.

Compliance Starterkit

Neben dem Betrieb des Hinweisgebersystems stellen wir unseren Kunden ein Compliance Starterkit zur Verfügung (Inklusivleistung unseres Komplett-Pakets).

 

Unser Compliance Starterkit beinhaltet ein ausführliches Meeting zur Analyse des Risikoprofils des Kunden und im Nachgang die Erstellung einer Compliance Richtlinie für den Kunden.

 

Darüber hinaus geben wir nützliche Empfehlungen für den Umgang mit Compliance relevanten Themen (u.a. KYC, Geldwäscheprüfungen, öffentliche Register).

 

Wir verstehen uns als Sparringspartner für Startups im Bereich Compliance.

 

Sondersituationen

In Sondersituationen stehen wir flexibel und schnell zur Verfügung. Typische Sondersituationen sind Due Diligence Prüfungen oder gezielte Abfragen von Kunden hinsichtlich der Compliance Strukturen des Startups sowie behördliche Maßnahmen oder interne Verdachtsfälle. Unsere Beraterinnen und Berater arbeiten digital mit Euch zusammen. Auf Wunsch kommen wir auch persönlich zum Kunden.

Hinweisgebersystem: Recht & Technik aus einer Hand

Unser Komplett-Paket beinhaltet alles, um Compliance-Grundstrukturen aufzubauen und die EU Whistleblower Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Hierfür berechnen wir eine monatliches Bereitstellungsgebühr. Weitere Einrichtungsgebühren oder sonstige versteckte Kosten fallen nicht an. 

Komplett-Paket: Inklusivleistungen

Wie funktioniert die Implementierung unseres Hinweisgebersystems?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte über unser Komplett-Paket (inkl. Compliance Starterkit) und Livedemo unserer Lösung.

Schritt 2

Analyse Eures Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen und Auftragserteilung.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte stellt Euch das neue individualisierte Hinweisgebersystem zur Verfügung.

Schritt 4

Ihr informiert Eure Beschäftigten über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere Erreichbarkeit. Dies kann per Email oder per Veröffentlichung im Intranet/ Internet erfolgen.

Schritt 5

Das digitale Hinweisgebersystem als Teil unserer Funktion als externer Compliance-Beauftragter ist eingerichtet und Ihr habt die neuen Whistleblower-Pflichten erfüllt.

Die wichtigsten Fragen zu unserem Hinweisgebersystem

Die betroffenen Unternehmen haben zur Ermöglichung von Hinweisen vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. 

Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance Kultur des Unternehmens. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Ein digitales Hinweisgebersystem als Teil unseres Komplett-Pakets kostet ab EUR 249 pro Monat.

Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist
allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um
einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen
Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur
Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetze
Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen
nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen
Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Pauschalen.

Sofern die von der EU Whistleblower Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. 249 Mitarbeiter:innen oder Kommune ab 10.000 Einwohner) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter:innen, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance Beauftragten nicht notwendig sind.

Man sucht einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance Beauftragten anbietet oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.

Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte.de ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte.de wird ein Auftrag erteilt und binnen 24 Stunden startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die neuen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes bzw. der  EU Whistleblower Richtlinie.

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche
Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu
ermöglichen.
Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wie
Hinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder
Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt
werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.

Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:
• Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems;
• Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen;
• Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren Bewertung des
Hinweises;
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese,
grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung.

Das sagen unsere Kunden:

Auszug unserer Kunden

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