Hinweisgebersysteme für den Groß- und Einzelhandel
Wir betreiben Hinweisgebersysteme für viele Unternehmen in den Bereichen Großhandel, Außenhandel und Einzelhandel. 2 in 1: Unser Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen kann auch als Beschwerdeverfahren für das Lieferkettengesetz genutzt werden.
Unsere Leistungen für
den Großhandel, Außenhandel
und Einzelhandel
Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem besteht aus einer digitalen Meldeplattform für Hinweisgeber und analogen Kommunikationswegen (Telefon, persönliche Treffen, TEAMS Meeting, Post). Diese einzelnen Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu Ihrem Unternehmen eingegangen ist und können nach Rücksprache mit Ihnen mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.
Betrieb des Hinweisgebersystems
Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet:
Nach Eingang einer Meldung wird von unseren Experten ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und Ihr Unternehmen kann uns gegenüber Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Die individuelle Bearbeitung jedes eingehenden Hinweises ist Teil unseres Komplett-Pakets.
Häufige Fragen
FAQ
Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz ist im Jahr 2023 in Kraft getreten und betrifft alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten.
Die drei wichtigsten Regelungen lauten wie folgt:Erstens sind Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels ab 50 Beschäftigten betroffen. Die betroffenen Unternehmen müssen zweitens interne Hinweisgebersysteme einrichten, denn drittens dürfen Beschäftigte Regelverstöße anonym an das eigene Unternehmen oder direkt an Behörden melden, wobei ihnen ein umfassender Schutz zuteil wird.
Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels müssen interne Hinweisgebersysteme einrichten und einen Prozess definieren, wie sie mit eingehenden Hinweisen rechtssicher umgehen. So müssen Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels für ihre Hinweisgebersysteme unter anderem geschultes Personal bereitstellen, Fristen beachten usw. Diese Aufgaben dürfen Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels auch outsourcen, zum Beispiel an spezialisierte Dienstleister wie Hinweisgeberexperte.
Ein internes Hinweisgebersystem und ein internes Meldesystem meinen das gleiche, nämlich einen Weg, über den Hinweisgeber (auch anonym) Hinweise an das Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels oder einen externen Beauftragten wie die Firma Hinweisgeberexperte melden können. Das Hinweisgebersystem kann grundsätzlich aus schriftlichen, mündlichen, digitalen oder persönlichen Meldewegen bestehen. Zu empfehlen ist ein internes Hinweisgebersystem, das Hinweisgebern die Wahl lässt, ob er/sie schriftlich oder mündlich, digital oder persönlich, anonym oder unter Nennung der Identität Hinweise an das Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels geben möchte.
Was ist ein Hinweisgebersystem – Unser Erklärvideo auf Youtube
Erfahrungen mit Hinweisgebersystemen bei Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels
Der Dienstleister Hinweisgeberexperte betreut eine Reihe von Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels und kooperiert mit Verbänden dieser Branche, so zum Beispiel mit dem Landesverband Bayern Großhandel – Außenhandel – Dienstleistungen e.V..
Wir verfügen daher über langjährige Erfahrungen mit der Branche. Dies ist wichtig, denn: Expertise und Erfahrungen im Handel sind wichtig, um einen reibungslosen Ablauf des Outsourcings der neuen Pflichten für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels zu gewährleisten.
Rechtliches Konzept, Umsetzung und Betrieb des Hinweisgebersystems für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels aus einer Hand
Hinweisgeberexperte kann durch die Erfahrung mit Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels mit diesen Besonderheiten umgehen und garantiert drei Dinge: eine reibungslose, schnelle Einrichtung des Hinweisgebersystems für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels, die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen der neuen Regeln sowie die Abwicklung eingehender Hinweise samt Kommunikation mit dem Hinweisgeber („Hinweisgeber-Management“).
Geschultes Personal
Wichtigster Bestandteil bei der Implementierung und dem Betrieb interner Hinweisgebersysteme sind die natürlichen Personen, welche die Hinweise entgegennehmen. Die Anforderungen an diese Personen sind hoch, denn sie müssen Hinweise unabhängig und ohne Interessenkonflikt entgegennehmen und bearbeiten. Im besten Fall sind diese Personen mit Compliance-Aufgaben vertraut und entsprechend geschult.
Gefahren bei fehlendem Hinweisgebersystem
Existiert kein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Hinweisgebersystem in öffentlichen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen ist dies nachteilig, denn: Wasser sucht sich seinen Weg.
Dies bedeutet für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels: Mögliche Hinweisgeber wollen sich mitteilen. Falls öffentliche Verwaltungen und öffentliche Unternehmen kein internes Hinweisgebersystem anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrer eigenen Organisation keine Hinweisgebersysteme vorfinden.
Sie haben keinen externen Compliance-Beauftragten oder Ombudsmann?
Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels sollten negative Berichterstattung vermeiden. Diese droht, wenn ein Hinweisgeber sich statt an die eigene öffentliche Verwaltungen oder das öffentliche Unternehmen direkt an eine Behörden oder gar die Öffentlichkeit wendet. Hier zeigt sich der Vorteil eines eigenen Hinweisgebersystems, das von einem Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreut wird.
Gefahr: Reputationsschäden
Wenn sich ein Hinweisgeber in unkontrollierter Weise an die Öffentlichkeit wendet, kann es passieren, dass auch böswillige oder unplausible Falschmeldungen bekannt werden. Und ist eine solche Falschmeldung erst einmal im Umlauf, bleibt oftmals auch etwas hängen.
Schützen Sie daher Ihre Reputation und beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung und dem Betrieb eines eigenen Hinweisgebersystems.
Hinweisgebersysteme
für spezielle Branchen
Hinweisgebersysteme für einzelne Branchen sind wichtig, da oft spezielles
Know-How notwendig ist, um die richtige Lösung anzubieten.