Hinweisgebersysteme für die Logistik- und Verkehrswirtschaft
Wir sind der Partner für das Outsourcing der Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir stellen Logistikfirmen ein individualisiertes Hinweisgebersystem zur Verfügung und betreiben dieses Hinweisgebersystem im Alltag. Wir unterstützen zusätzlich in Sondersituationen (Erstellung von Compliance Regelwerken, Beratung im Einzelfall, Einrichtung von Compliance-Management-Systemen).
Unsere Leistungen für die
Logistik- & Verkehrswirtschaft
Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem besteht aus einer digitalen Meldeplattform für Hinweisgeber und mehreren klassischen Kommunikationswegen (Telefon, persönliche Treffen, TEAMS Meeting, Post). Diese einzelnen Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem.
Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu Ihrem Logistikunternehmen eingegangen ist und können nach Rücksprache mit Ihnen mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.
Betrieb des Hinweisgebersystems
Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird von unseren Experten ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und Ihre Organisation kann Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Die individuelle Bearbeitung jedes eingehenden Hinweises ist Teil unseres Komplett-Pakets.
Logistik- und Verkehrswirtschaft
Logistikunternehmen und Verkehrsbetriebe ab 50 Beschäftigten werden durch das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten.
Die Liste denkbarer Meldungen von Hinweisgebern ist lang: Beispielhaft können Beschäftigte Hinweise zu folgenden Sachverhalten an das Hinweisgebersystem Ihres Unternehmen der Logistik- oder Verkehrswirtschaft abgeben:
- Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen
- Verstöße gegen Datenschutzrecht
- Verstöße gegen Zollrecht
- Und viele mehr
Hinweisgeberexperte betreut eine größere Anzahl international tätiger Logistiker und Verkehrsbetriebe.
Gefahren bei fehlendem Hinweisgebersystem
Existiert kein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Hinweisgebersystem bei Firmen der Logistikbranche und der Verkehrswirtschaft, ist dies nachteilig, denn: Hinweisgeber wollen sich mitteilen, wenn nicht beim eigenen Arbeitgeber, dann bei einer dritten Stelle.
Falls Logistikfirmen kein internes Hinweisgebersystem anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrer eigenen Organisation keine Hinweisgebersysteme vorfinden.
Arbeitgeber, welche das interne Hinweisgebersystem nicht einrichten oder fehlerhaft umsetzen, zum Beispiel nicht fachkundige Beschäftigte damit betrauen, riskieren hohe Bußgelder. Eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR droht, wenn Arbeitgeber gegen Vorgaben zum Betrieb des Hinweisgebersystems verstoßen. Wird kein Hinweisgebersystem eingerichtet, drohen Bußgelder bis zu EUR 20.000,00.
Die für die interne Meldestelle zuständigen Beschäftigten müssen ebenfalls aufpassen. Ihnen drohen auch persönliche Inanspruchnahmen, wenn die interne Meldestelle nicht gesetzeskonform geführt wird.
Einen ausführlichen Bericht zu möglichen Bußgeldern finden Sie hier.
Gefahr: Reputationsschäden
Logistik- und Verkehrsunternehmen sollten negative Berichterstattungen vermeiden. Wenn ein Hinweisgeber sich statt an das eigene Unternehmen direkt an eine Behörde oder gar die Öffentlichkeit wendet, drohen Reputationsschäden. Hier zeigt sich der Vorteil eines eigenen Hinweisgebersystems, das von einem Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreut wird.
Sie haben keinen externen Compliance-Beauftragten oder Ombudsmann?
Wenn sich ein Hinweisgeber in unkontrollierter Weise an die Öffentlichkeit wendet, kann es passieren, dass auch böswillige oder unplausible Falschmeldungen bekannt werden. Und ist eine solche Falschmeldung erst einmal im Umlauf, bleibt oftmals auch etwas hängen. Zudem besteht die Gefahr, dass Behörden, zum Beispiel der Zoll, auf das Unternehmen aufmerksam werden. Schützen Sie daher Ihre Reputation und beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung und dem Betrieb eines eigenen Hinweisgebersystems.
Besonderheiten bei Hinweisgebersystemen bei Logistikunternehmen und Verkehrsbetrieben
Hinweisgeberexperte als externer Dienstleister trägt den Besonderheiten der Logistikbranche Rechnung. Dies beginnt bei der Frage der branchentypischen Regelungen und endet bei unserem tiefen Verständnis für die Arbeitsabläufe in der Logistik- und Verkehrsbranche, so zum Beispiel die hohe Anzahl fremdsprachiger Beschäftigter. Wir bieten unter anderem sämtliche ost- und süd-ost -europäischen Sprachen für unser Hinweisgebersystem an.
Hinweisgebersysteme
für spezielle Branchen
Hinweisgebersysteme für einzelne Branchen sind wichtig, da oft spezielles
Know-How notwendig ist, um die richtige Lösung anzubieten.