Hinweisgebersysteme für die öffentliche Verwaltung

Wir sind der Partner für das Outsourcing der neuen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir stellen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen ein individualisiertes Hinweisgebersystem zur Verfügung und betreiben dieses Hinweisgebersystem im Alltag.
Wir unterstützen in Sondersituationen (Erstellung von Compliance Regelwerken, Beratung im Einzelfall, Einrichtung von Compliance Management Systemen).

Unsere Leistungen für die öffentliche Verwaltung

Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem besteht aus einer digitalen Meldeplattform für Hinweisgeber und klassischen Kommunikationswegen (Telefon, persönliche Treffen, TEAMS Meetings, Post). Diese einzelnen Meldewegen bilden unser Hinweisgebersystem.
Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu Ihrer Behörde bzw. Organisation eingegangen ist und können nach Rücksprache mit Ihnen mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.

Betrieb des Hinweisgebersystems

Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird von unseren Experten ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und Ihre Organisation kann Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Die individuelle Bearbeitung jedes eingehenden Hinweises ist Teil unseres Komplett-Pakets.

Das sagen unsere Kunden:

Für uns als modernes Traditionsunternehmen war und ist ein vertrauenserweckendes und reibungslos funktionierendes Hinweisgebersystem ein sehr wichtiger Baustein nachhaltiger Unternehmensführung. Hinweisgeberexperte hat uns während der Implementierung sehr geholfen und betreut das System zu unserer größten Zufriedenheit. Ein weiterer Vorteil: Wir benötigen keine internen Ressourcen für die Erfüllung der neuen Gesetzespflichten.

Christian BrandLeitung Finanzen und Steuern, Evangelisches Siedlungswerk in Bayern GmbH

Auf Empfehlung kamen wir auf Hinweisgeberexperte. Das Team lieferte uns die perfekte Lösung für unser international ausgerichtetes Geschäftsmodell. Hinweisgeberexperte betreibt unser Hinweisgebersystem und ist vor allem unser Sparringspartner für Compliance-Fragen.

Martin StrackCEO Fackelmann GmbH + Co.KG

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen in der Brot- und Backwarenbranche mit höchsten Ansprüchen an Compliance. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance-Beauftragte dabei, diese Ansprüche umzusetzen.

Prof. Dr. Ulrike Detmers Geschäftsführende Gesellschafterin Mestemacher-Gruppe

Compliance ist im Finanzbereich die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Dazu gehört, sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen geltende Regeln kennen und befolgen. Als Compliance-Partner betreibt Hinweisgeberexperte das Hinweisgebersystem von portagon und unterstützt uns dabei, im Einklang mit geltendem Recht zu handeln.

Jamal El MalloukiGründer und Geschäftsführer, portagon GmbH

Als international tätiges und schnell wachsendes Unternehmen ist Compliance ein wichtiges Thema. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance Beauftragter dabei, den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Philipp SpretiCorporate Secretary, Agile Robots AG

Hinweisgeberexperte ist unser sehr bewährter Partner für Compliance und betreibt unser Hinweisgebersystem. Wir sind sehr zufrieden, denn alle Leistungen kommen schnell, unkompliziert und in sehr guter Qualität. Zudem informiert uns Hinweisgeberexperte regelmäßig über Compliance-Neuerungen – ein wertvoller Service, der sogar von der monatlichen Pauschale abgedeckt ist.

Dr. Norbert TeltschikVorstand Richard Köstner AG

Starke Referenzen - Auszug unserer Kunden:

Auch Behörden und öffentliche Unternehmen werden durch das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Die Verpflichtung richtet sich nach der Anzahl der Beschäftigten.

Die Liste denkbarer Meldungen von Hinweisgebern an das Hinweisgebersystem in öffentlichen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen ist lang: Beispielhaft können Beamte, Angestellte, Lieferanten, Dienstleister und Dritte Hinweise zu folgenden Sachverhalten an das Hinweisgebersystem der öffentlichen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen abgeben:

Verstöße gegen Vergaberecht
- Verstöße gegen Haushaltsrecht
- Verstöße gegen die jeweilige Gemeindeordnung, kommunale Satzungen
- Korruption
Verstöße gegen Arbeitsrecht

Gefahren bei fehlendem Hinweisgebersystem

Existiert kein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Hinweisgebersystem in öffentlichen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen ist dies nachteilig, denn: Wasser sucht sich seinen Weg. Dies bedeutet für öffentliche Verwaltungen und öffentliche Unternehmen: Mögliche Hinweisgeber wollen sich mitteilen. Falls öffentliche Verwaltungen und öffentliche Unternehmen kein internes Hinweisgebersystem anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden. Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrer eigenen Organisation keine Hinweisgebersysteme vorfinden.

Gefahr: Reputationsschäden

Öffentliche Verwaltungen, Behörden und öffentliche Unternehmen sollten negative Berichterstattung vermeiden. Diese droht, wenn ein Hinweisgeber sich statt an die eigene öffentliche Verwaltungen der das öffentliche Unternehmen direkt an eine Behörden oder gar die Öffentlichkeit wendet. Hier zeigt sich der Vorteil eines eigenen Hinweisgebersystems, das von einem Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreut wird.

Sie haben keinen externen Compliance-Beauftragten oder Ombudsmann?

Wenn sich ein Hinweisgeber in unkontrollierter Weise an die Öffentlichkeit wendet, kann es passieren, dass auch böswillige oder unplausible Falschmeldungen bekannt werden. Und ist eine solche Falschmeldung erst einmal im Umlauf, bleibt oftmals auch etwas hängen. Schützen Sie daher Ihre Reputation und beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung und dem Betrieb eines eigenen Hinweisgebersystems.

Sie möchten Ihr Unternehmen auf das neue Gesetz vorbereiten?

Fordern Sie jetzt Ihre gratis Checkliste an, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Erhalten Sie zudem regelmäßig aktuelle Rechts-Updates.

Kostenlos für Sie erstellt von Rechtsanwalt Dr. Maximilian Degenhart

Hinweisgebersystem: Recht & Technik aus einer Hand

Unser Komplett-Paket beinhaltet alles, um Compliance-Grundstrukturen aufzubauen und das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Hierfür berechnen wir eine monatliches Bereitstellungsgebühr. Weitere Einrichtungsgebühren oder sonstige versteckte Kosten fallen nicht an.

Komplett-Paket: Inklusivleistungen

Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
Einrichtung des Hinweisgebersystems und Untrerstützung der zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei den notwendigen Schritten:
- Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
- Anonymität für Hinweisgeber
- Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen mit Kategorisierung der Hinweise
- Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
- Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
- Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
- Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz

Besonderheiten von Städten und Gemeinden

Hinweisgeberexperte als externer Dienstleister trägt den Besonderheiten im öffentlichen Sektor Rechnung. Dies beginnt bei der Frage der Ausschreibungspflicht für unsere Beauftragung und endet bei unserem tiefen Verständnis für die Entscheidungswege der öffentlichen Verwaltung und öffentlicher Unternehmen.

Verhältnismäßige Umsetzung der neuen gesetzlichen Pflichten

Verwaltungshandeln muss auch den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im Blick haben: Vermeiden Sie daher ein eigenes ressourcenverbrauchendes Hinweisgebersystem und nutzen Sie unser Hinweisgebersystem, um Ressourcen zu schonen. Wir setzen das Hinweisgebersystem gleichzeitig schlank und günstig um und haben hierbei das kommunale Haushaltsrecht und vergaberechtliche Rahmen im Blick. Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne zur Umsetzung des Hinweisgebersystems auch unter den für Ihre Kommune geltenden haushaltsrechtlichen Gesichtspunkten.

Wir betreuen über 100 Kunden, darunter eine Reihe Landkreise, Kommunen und öffentlicher Unternehmen.

Wie funktioniert die Implementierung unseres Hinweisgebersystems?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte über unser Komplett-Paket (inkl. Compliance Starterkit) und Livedemo unserer Lösung.

Schritt 2

Analyse Ihres Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen und Auftragserteilung.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte stellt Ihnen das neue individualisierte Hinweisgebersystem zur Verfügung.

Schritt 4

Sie informieren Ihre Beschäftigten über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere Erreichbarkeit. Dies kann per E-mail oder per Veröffentlichung im Intranet/Internet erfolgen.

Schritt 5

Das neue Hinweisgebersystem ist eingerichtet und Sie haben die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt.