Hinweisgebersysteme für Startups
und Compliance-Beratung
Wir sind der Partner für das Outsourcing der Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir stellen ein individualisiertes Hinweisgebersystem zur Verfügung und betreiben dieses im Alltag. Wir bieten für Startups die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes an und ein Compliance Starterkit. Wir unterstützen in Sondersituationen (Due Diligence Prüfungen, Verdachtsfälle).
Unsere Leistungen für Startups
Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist und können nach Rücksprache mit dem Kunden mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren. Die individuelle Bearbeitung eingehender Hinweise ist Teil unseres Komplett-Pakets. Hinweisgeber können uns auch persönlich erreichen (per Telefon oder per Treffen).
Betrieb des Hinweisgebersystems
Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Diese Funktionen bilden die so genannte „Case Management Funktion“.
Compliance Starterkit
Neben dem Betrieb des Hinweisgebersystems stellen wir unseren Kunden ein Compliance Starterkit zur Verfügung (Inklusivleistung unseres Komplett-Pakets). Unser Compliance Starterkit beinhaltet ein ausführliches Meeting zur Analyse des Risikoprofils des Kunden und im Nachgang die Erstellung einer Compliance Richtlinie für den Kunden. Darüber hinaus geben wir nützliche Empfehlungen für den Umgang mit Compliance-relevanten Themen (u.a. KYC, Geldwäscheprüfungen, öffentliche Register). Wir verstehen uns als Sparringspartner für Startups im Bereich Compliance.
Sondersituationen
In Sondersituationen stehen wir flexibel und schnell zur Verfügung. Typische Sondersituationen sind Due Diligence Prüfungen oder gezielte Abfragen von Kunden hinsichtlich der Compliance-Struktur des Startups sowie behördliche Maßnahmen oder interne Verdachtsfälle. Unsere Beraterinnen und Berater arbeiten digital mit Euch zusammen. Auf Wunsch kommen wir auch persönlich zum Kunden.
Die wichtigsten Fragen zu unserem Hinweisgebersystem
Die betroffenen Unternehmen haben zur Ermöglichung von Hinweisen vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren.
Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance-Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance Kultur des Unternehmens. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Ein digitales Hinweisgebersystem als Teil unseres Komplett-Pakets kostet ab EUR 249 pro Monat.
Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance-Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden.
Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetzte Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Pauschalen.
Sofern die vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen oder Kommune ab 10.000 Einwohnern) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance-Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter:innen, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten nicht notwendig sind.
Man sucht einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance-Beauftragten anbietet oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.
Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance-Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte wird ein Auftrag erteilt und binnen 24 Stunden startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance-Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes bzw. der EU Whistleblower Richtlinie.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche
Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu
ermöglichen.
Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wie
Hinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder
Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt
werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.
Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:
- Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen;
- Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems;
- Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit;
- Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen;
- Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren Bewertung des
Hinweises; - Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen;
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese,
grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Erhalt des Hinweises.
Hinweisgebersysteme
für spezielle Branchen
Hinweisgebersysteme für einzelne Branchen sind wichtig, da oft spezielles
Know-How notwendig ist, um die richtige Lösung anzubieten.