Hinweisgebersystem und
Hinweisgeber-Management Komplett-Paket

Die betroffenen Unternehmen und Kommunen haben zur Ermöglichung des Whistleblowings vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen oder die Kommune dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen – grundsätzlich ohne arbeitsrechtliche Sanktionen befürchten zu müssen.

Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetze Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Preisen.

Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:

• Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems;
• Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen;
• Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren  Bewertung des Hinweises;
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese, grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung.

Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance-Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance-Kultur des Unternehmens oder der Kommune. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Ein digitales Hinweisgebersystem mitsamt unserem Komplett-Paket kostet ab EUR 249 pro Monat.

Die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. ab 249 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kommune ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohner) erfüllt mit dem Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems und der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten ihre neuen gesetzlichen Pflichten. Ein digitales Hinweisgebersystem ist zudem ein wichtiger Baustein eines Compliance-Management-Systems.

Sofern die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. 249 Mitarbeiter oder Kommune ab 10.000 Einwohner) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance-Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten nicht notwendig sind.

Man sucht entweder einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance-Beauftragten anbietet, oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.

Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance-Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte.de ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte.de wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance-Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die neuen Pflichten der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu ermöglichen.

Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wie
Hinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.

Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.

Mit Buchung des Komplett-Pakets wird Hinweisgeberexperte Ihr externer Compliance-Beauftragter. In diesem Fall erfüllt Hinweisgeberexperte für Sie die Pflichten der Whistleblower-Richtlinie und stärkt die Compliance-Kultur Ihrer Organisation. Zudem verhindert der externe Compliance-Beauftragte, dass sich potentielle Hinweisgeber direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Der Hinweisgeber darf sich aussuchen, ob er zuerst zur Behörde oder zu Ihnen geht, um Alarm zu schlagen.