Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

  1. Das Hinweisgebersystem sollte digital sowie analog erreichbar sein.
  2. Ein Hinweisgebersystem sollte von einem externen Ombudsmann betrieben werden. Dies erhöht das Vertrauen der Beschäftigten in das Hinweisgebersystem und verhindert Hinweise an Meldestellen der Behörden.
  3. Sanktionen bei Nichteinrichtung interner Hinweisgebersysteme: bis zu EUR 50.000.
  4. Ohne geeigneten Kanal kommen Hinweise anderswo ans Licht, z.B. auf Websites zur Arbeitgeberbewertung oder staatlichen Hinweisgebersystemen.
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Wesentliche Anforderungen
an ein Hinweisgebersystem

Organisatorische Vorgaben

 

Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält zwingende verfahrensrechtliche Vorgaben zur Infrastruktur eines Hinweisgebersystems und dessen Betrieb. So muss die Möglichkeit einer schriftlichen oder mündlichen Meldung bestehen.

Hinweisgeberexperte empfiehlt sowohl schriftliche als auch mündliche und persönliche Meldemöglichkeiten. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden.

Nach dem Eingang eines Hinweises muss das Unternehmen den Gegenstand des Hinweises und dessen Stichhaltigkeit prüfen. Zusätzlich muss das Unternehmen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten und ggfs. weitere Informationen anfordern. Unter Umständen muss das Unternehmen Folgemaßnahmen einleiten.

Die Lösung von Hinweisgeberexperte besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können. Hinweisgeberexperte überwacht das System und gewährleistet für mittlerweile über 350 Kunden das Hinweisgeber-Management.

Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:

Meldeweg 1 – Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit
dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.

Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen bzw. TEAMS-Meetings vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.

Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.

Unabhängigkeit des internen Bearbeiters

 

Eine in der Praxis relevante Anforderung an den täglichen Betrieb des internen Hinweisgebersystems ist die gesetzlich geforderte Unabhängigkeit der Meldestelle, also der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.

Das Gesetz lautet hierzu wörtlich: „Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.“

Betroffene Unternehmen müssen also folgende Anforderungen an ihre Meldestelle stellen:

Unabhängigkeit, keine Interessenskollisionen. Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden. Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind Meldekanäle nach dem HinSchG derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

Wenn Hinweisgeberexperte zum Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt ist, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen, denn unsere Experten verfügen insbesondere über die geforderte Fachkunde. Details zu den Anforderungen an Fachkunde finden Sie in diesem Beitrag.

Fristen und Rückmeldepflichten

 

Hinweise und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz („HinSchG“) zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist nach einer bestimmten Frist nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Die Frist zu einer ersten Rückmeldung (Empfangsbestätigung) beträgt sieben Tage, die Frist zu einer qualifizierten, inhaltlichen Rückmeldung beträgt drei Monate ab Eingang eines Hinweises.

Zu den Anforderungen an Rückmeldungen: Die Rückmeldung soll die hinweisgebende Person in die Lage versetzen, sich ein Bild zu machen, ob möglicherweise eine anderweitige Folgemeldung oder eine Offenlegung des Sachverhalts notwendig ist.

Daher raten wir, Rückmeldungen an hinweisgebende Personen mit größtmöglicher Sorgfalt zu geben.

Wenn Hinweisgeberexperte mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt wird, werden Rückmeldungen von Hinweisgeberexperte vorgeschlagen und mit dem Unternehmen zusammen finalisiert.

Datenschutz

 

Jedes Hinweisgebersystem benötigt ein Datenschutzkonzept. Hinweisgeberexperte bietet als Inklusivleistung des Komplett-Pakets ein Datenschutzkonzept für die Einrichtung und den Betrieb eines Hinweisgebersystems. Warum braucht es ein Datenschutzkonzept?

Folgende Berührungspunkte mit dem Bereich Datenschutz müssen beachtet werden: Zum einen fallen datenschutzrechtliche Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Zum anderen enthält eine getätigte Meldung in aller Regel personenbezogene Daten und zwar auf verschiedene Betroffenenkategorien bezogen: Die hinweisgebende Person (soweit diese nicht anonym meldet), die bearbeitende Person in der Meldestelle, die die Meldung bearbeitet und die von der Meldung betroffenen Personen, in der Regel also die Person, die sich einem Vorwurf ausgesetzt sieht, aber auch andere Personen, die etwa als Zeugen in Betracht kommen oder Geschädigte sind.

Möglichkeit des Outsourcing

 

Mit der Funktion einer internen Meldestelle können nach dem Hinweisgeberschutzgesetz auch Dritte, etwa Dienstleister wie Hinweisgeberexperte, betraut werden.

Ein Vorteil: Ein Outsourcing schafft bei den Beschäftigten besonderes Vertrauen. Denn außerhalb des Unternehmens stehende Dienstleister werden von hinweisgebenden Personen regelmäßig als neutrale Ansprechpartner angesehen.

Möglichkeit zu Anonymität

 

Anonyme Meldungen sollten nach ihrem Eingang bearbeitet werden. Jedoch besteht weiterhin keine Pflicht, anonyme interne Meldungen zu ermöglichen.

Was folgt daraus für die verpflichteten Unternehmen? Wir gehen mit der absoluten Mehrheit der Rechtspraxis von einer Bearbeitungspflicht von substantiierten anonymen Meldungen aus. Dies folgt auch aus §130 OWiG.

Daneben halten wir es für sehr wichtig, Hemmschwellen für Meldungen abzubauen. Daher empfehlen wir die Ermöglichung anonymer Meldungen.

Keine Priorisierung der internen Meldestelle

Hinweisgeber haben ein freies Wahlrecht, ob sie sich zuerst an das interne Hinweisgebersystem wenden oder ob sie ihren Hinweis im Hinweisgebersystem einer Behörde melden wollen.

Hintergrund: Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt ein Wahlrecht des Hinweisgebers, ob die Meldung gegenüber einer internen oder externen Meldestelle erfolgt. Zwar heißt es im Gesetz, dass der Hinweisgeber zuerst an das Unternehmen melden „sollte“, was aber eben kein „müssen“ bedeutet.