Interne Meldestelle – Wer ist geeignet? Wer ist „fachkundig“?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber mit über 50 Beschäftigten, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Neben den Meldewegen müssen Arbeitgeber auch „fachkundige“ Personen benennen, die die Hinweise entgegennehmen und bearbeiten.
Diese Aufgabe können Arbeitgeber outsourcen. Wer sich gegen rechtssicheres Outsourcing entscheidet, muss für die Besetzung der internen Meldestelle Folgendes beachten.
1. Zusammenfassung:
Die Verantwortlichen der Meldestelle müssen mindestens über theoretische Fachkunde im Bereich Compliance verfügen und diese regelmäßig erneuern. Zudem sind praktische Kenntnisse unbedingt empfehlenswert.
2. Im Detail:
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt die erforderliche Fachkunde in § 15 Abs. 2. Im Wortlaut heißt es:
„Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.“
2.1. Was aber bedeutet nun „notwendige Fachkunde“?
Der nationale Gesetzgeber hält sich hierzu bedeckt und begründet die Regelung wie folgt (Wortlaut):
„Die Arbeitgeber haben bei der Auswahl der zuständigen Mitarbeiter dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde zur Erfüllung aller der Meldestelle übertragenen Aufgaben verfügen. Dies kann beispielsweise durch geeignete Schulungen sichergestellt werden.“
(BT-Drs. 20/5992).
Hieraus folgt, dass die zuständigen Beschäftigten über zumindest theoretische Kenntnisse im Bereich Compliance verfügen müssen. Mitarbeiter können sich diese Kenntnisse zum Beispiel über Schulungen aneignen.
2.2. Zusatzkriterium: Praktische Kenntnisse?
Zur detaillierten Einordnung der erforderlichen Fachkunde helfen die Erwägungsgründe des europäischen Gesetzgebers zur EU-Whistleblower-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden).
Erwägungsgrund 56 gibt konkrete Anhaltspunkte für die notwendige Fachkunde:
„Welche Personen oder Abteilungen innerhalb einer juristischen Person des privaten Sektors am besten geeignet sind, Meldungen entgegenzunehmen und Folgemaßnahmen zu ergreifen, hängt von der Struktur des Unternehmens ab; ihre Funktion sollte jedenfalls dergestalt sein, dass ihre Unabhängigkeit gewährleistet wird und Interessenkonflikte ausgeschlossen werden. In kleineren Unternehmen könnte diese Aufgabe durch einen Mitarbeiter in Doppelfunktion erfüllt werden, der direkt der Unternehmensleitung berichten kann, etwa ein Leiter der Compliance- oder Personalabteilung, ein Integritätsbeauftragter, ein Rechts- oder Datenschutzbeauftragter, ein Finanzvorstand, ein Auditverantwortlicher oder ein Vorstandsmitglied.“
Diese Auflistung potenziell geeigneter Personen spricht dafür, dass neben theoretischen Kenntnissen auch praktische Compliance-Erfahrungen für die notwendige Fachkunde voraussetzend sind.
2.3. Fachkunde nach dem Arbeitsschutzgesetz:
Darüber hinaus konkretisiert ein Blick ins Arbeitsschutzgesetz die Anforderungen an die ausgewählte Person. Der Begriff der Fachkunde wird hier konkretisiert. Diese abstrakte Definition dient als Analogie zur Frage der Fachkunde nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Fachkunde im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes (§ 13) bezeichnet die fachliche Qualifikation der beauftragten Person als Voraussetzung für die ordnungsgemäße Wahrnehmung der durch den Arbeitgeber übertragenen verantwortlichen Aufgaben. Sie umfasst die Elemente theoretische Kenntnisse, praktische Kenntnisse und gegebenenfalls auch berufliche Erfahrungen.
Diese Regelung spricht dafür, dass Mitarbeiter einer Meldestelle theoretische Kenntnise im Bereich Compliance sowie entsprechende praktische Erfahrungen haben müssen, um die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes im Bereich der Meldestelle erfüllen zu können.
3. Unsere Beurteilung der Fachkunde:
Die zuständigen Beschäftigten der Meldestelle müssen mehrere gesetzliche Anforderungen erfüllen. Sie müssen in erster Linie rechtlich prüfen können, ob der gemeldete Hinweis auch nach dem Hinweisgeberschutzgesetz meldefähig ist.
Zweitens müssen sie die hohen Anforderungen an die vertrauliche Behandlung der Meldung erfüllen und in Folge eines Hinweises Folgemaßnahmen durchführen, zum Beispiel interne Untersuchungen. Hierfür brauchen die Beschäftigten theoretische und praktische Kenntnisse.
Um die hierfür notwendige Qualifikation sicherzustellen, besteht für solche Beschäftigten eine Schulungspflicht, die noch über keine theoretischen Compliance-Kenntnisse verfügen.
Des Weiteren müssen sich die Beschäftigten der Meldestelle fortbilden, zumindest jährlich wiederkehrend.
Für Arbeitgeber sind diese Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes von hoher Relevanz, denn sie haften für Verstöße gegen das Gesetz, etwa aufgrund fehlerhaftem Umgang mit Hinweisen. Die betroffenen Arbeitgeber müssen sich daher darum kümmern, dass die Meldestellenverantwortlichen über die notwendige Fachkunde verfügen. Arbeitgeber und die zuständigen Beschäftigten sollten diese Fachkunde über entsprechende Qualifikationsnachweise dokumentieren. Nur so können die Arbeitgeber und Beschäftigte sicherstellen, dass die Fachkunde nachgewiesen werden kann. Dieser Nachweis kann zum Beispiel bei Prüfungen zum Jahresabschluss und bei Haftungsprozessen relevant werden.
Die Notwendigkeit der notwendigen Fachkunde bezieht sich auf alle Beschäftigten der Meldestelle. Eine Meldestelle wiederum benötigt mindestens zwei Personen, denn Unternehmen müssen die ununterbrochene Funktionsfähigkeit der Meldestelle gewährleisten, auch bei Urlaub oder Krankheit eines Beschäftigten. Der Schulungs- und Fortbildungsaufwand kann sich so schnell verdoppeln, was das Outsourcing an Dienstleister wie Hinweisgeberexperte für das ein oder andere Unternehmen attraktiver machen dürfte.
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Autor: RA Dr. Maximilian Degenhart, Geschäftsführer Hinweisgeberexperte. Der Compliance-Dienstleister Hinweisgeberexperte berät Mandanten bei der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und nimmt Aufgaben von internen Meldestellen wahr. Wir betreiben Hinweisgebersysteme für mittelständische Unternehmen, börsennotierte Konzerne, Landkreise, Kommunionen und öffentliche Unternehmen.
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