Hinweisgeberschutzgesetz – Ein Update
Das Hinweisgeberschutzgesetz steht kurz vor der Verabschiedung. Die wichtigsten Inhalte des Gesetzes können Sie in unserem Update nachlesen.
Stand des Gesetzgebungsverfahrens
Das Hinweisgeberschutzgesetz wird noch im Jahr 2022 in Kraft treten. Ab dem Inkrafttreten müssen alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten das Gesetz innerhalb von drei Monaten umsetzen. Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum Dezember 2023 umsetzen.
Was müssen Unternehmen tun?
Das bedeutet konkret, dass die betroffenen Unternehmen eine interne Meldestelle einrichten müssen, an die sich Beschäftigte und im Unternehmen eingesetzte Leiharbeitnehmer*innen wenden können, um auf interne Rechtsverstöße oder Missstände hinzuweisen.
Die internen Meldestellen müssen durch unabhängige fachkundige Personen oder Abteilungen betrieben werden und die dort eingesetzten Beschäftigten sind entsprechend zu schulen. Ein Outsourcing ist ausdrücklich erlaubt. Das bedeutet, Unternehmen können die Pflichten zur Einrichtung eines internen Meldesystems an externe Dritte, wie zum Beispiel Hinweisgeberexperte, auslagern.
Was ist eine Meldestelle?
Die Einreichung von Hinweisen bei der internen Meldestelle muss mündlich oder in Textform möglich sein, z.B. über eine Telefon-Hotline, ein Online-Portal oder ein E-Mail-Postfach. Unternehmen müssen eingehende Hinweise von den Meldestellen vertraulich behandeln und insbesondere die Identität der beteiligten Personen schützen. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen ein Hinweisgebersystem zur Verfügung, das neben einer digitalen Lösung auch analoge Meldewege (Telefon, Post, persönliches Treffen) und vor allem geschultes Personal umfasst.
Bearbeitung von Hinweisen
Die Meldestellen müssen eingehende Hinweise prüfen und diesen weiter nachgehen sowie geeignete Folgemaßnahmen ergreifen. Unternehmen müssen der hinweisgebenden Person den Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb weiterer drei Monate eine Rückmeldung zum Stand bzw. Ausgang des Verfahrens geben. Hierfür ist geschultes Personal notwendig. Sollte kein geschultes Personal verfügbar sein, empfiehlt es sich für die meisten Unternehmen schon aus Kostengründen, ein Outsourcing der neuen Pflichten vorzunehmen.
Externe Meldestellen
Den Beschäftigten steht es frei, Hinweise statt an das eigene Unternehmen direkt an eine zentrale externe Stelle zu melden. Auf Bundesebene ist das Bundesamt für Justiz gerade dabei, eine solche Stelle einzurichten. Die externe Meldestelle des Bundes ist mit umfassenden Zuständigkeiten ausgestattet. Die einzelnen Bundesländer können ebenfalls eigene externe Meldestellen einrichten. In vielen Bundesländern gibt es bereits externe Meldestellen.
Bußgelder
Eine Geldbuße von bis zu EUR 100.000 droht einem Unternehmen bei Behinderung oder dem Versuch der Behinderung der Abgabe eines Hinweises. Eine Geldbuße von bis zu EUR 100.000 droht einem Unternehmen zudem, wenn es versucht, gegenüber der hinweisgebenden Personen Repressalien durchzusetzen oder wenn das Unternehmen das Vertraulichkeitsgebot verletzt.
Im Falle einer mangelnden oder fehlerhaften Einrichtung von internen Meldestellen durch das betroffene Unternehmen droht ein Bußgeld in Höhe von EUR 20.000. Die Höchstgrenze des Bußgeldrahmens kann in bestimmten Fällen verzehnfacht werden.
Fragen?
Gerade Unternehmen mit knapp besetzen Rechtsabteilungen oder mit fehlender Compliance-Abteilung haben nachvollziehbare Schwierigkeiten, das Hinweisgeberschutzgesetz rechtskonform umzusetzen. Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten. Hinweisgeberexperte informiert Sie gerne über die konkreten Handlungspflichten. Melden Sie sich bei uns. Sie haben die Wahl zwischen einem Anruf, einer Email oder der direkten Buchung eines Termins mit unseren Experten.
Kontakt
Ihr Autor: Dr. Maximilian Degenhart, Compliance Officer (TÜV) und Rechtsanwalt, Geschäftsführer Hinweisgeberexperte.de.
Schicken Sie uns gerne Ihre Anmerkungen und Fragen an folgende E-Mail Adresse: info@hinweisgeberexperte.de