Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft: Das müssen Arbeitgeber wissen
Zusammenfassung
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist beschlossen. Bundestag und Bundesrat haben dem Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Das Gesetz wird am 2. Juli 2023 in Kraft treten.
Alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum 2. Juli 2023 umsetzen.
Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum Dezember 2023 umsetzen.
Zum einen müssen Unternehmen ein Hinweisgebersystem einrichten, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten – diese Funktion kann besonderen Kündigungsschutz nach sich ziehen. Unternehmen können den Betrieb des Hinweisgebersystems an Dienstleister wie Hinweisgeberexperte outsourcen.
Nicht nur die Rechtspflichten, auch praktische Gründe sprechen für eine sorgfältige Umsetzung des neuen Gesetzes: Unternehmen haben ein ureigenes Interesse daran zu erfahren, wo potenzielle Rechtsverstöße aus dem Unternehmen heraus oder zum Nachteil des Unternehmens begangen werden, um diese schnell abzustellen.
Unternehmen sollten also aktiv werden. Unsere mögliche Rolle: Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. Melden Sie sich bei uns.
Kern des Gesetzes
1.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, eine interne Meldestelle (= internes Hinweisgebersystem) zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben.
2.
Darüber hinaus schützt das neue Gesetz hinweisgebende Personen nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).
3.
Neben den Arbeitgebern selbst müssen Bund und Länder sogenannte externe Meldestellen einrichten, an die sich hinweisgebende Personen wenden können.
4.
Hinweisgebende Personen haben die explizite Wahl zwischen einer internen Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer externen Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.
Anforderungen an das Hinweisgebersystem
Das Gesetz stellt Vorgaben hinsichtlich des Hinweisgebersystems selbst, also der Infrastruktur sowie dem Betrieb des Hinweisgebersystems im Alltag.
Vorgaben an die Infrastruktur
Das Hinweisgebersystem sollte anonyme Meldungen ermöglichen, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers schützen, eine sichere Datenaufbewahrung gewährleisten und DSGVO-konform sein. Im Rahmen der Einrichtung des Systems müssen Arbeitgeber unter Umständen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten einbinden.
Das Hinweisgebersystem kann aus bis zu vier Meldewegen bestehen:
- Postalischer Meldeweg („Kummerkasten“)
- Telefon-Hotline
- E-Mail-System
- Digitales Hinweisgebersystem
Im besten Fall bietet ein Hinweisgebersystem die Kombination aus sämtlichen Meldewegen. Denn: Jede hinweisgebende Person tickt anders, der eine möchte ein digitales System nutzen, die andere möchte einen (vermeintlichen) „digitalen Fußabdruck“ vermeiden und nur telefonieren, andere schicken einen Brief – auch das sehen wir in unserer Praxis.
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Anforderungen an den Betrieb des Hinweisgebersystems
Folgende gesetzliche Pflichten müssen Arbeitgeber beim Betrieb eines Hinweisgebersystems beachten:
1.
Wahrung der Rückmeldefristen an die hinweisgebende Person: Antwort an die hinweisgebende Person in maximal sieben Tagen.
2.
Prüfung des Hinweises, Sachverhaltsermittlung, Durchführung von Folgemaßnahmen.
3.
Informationspflichten gegenüber hinweisgebenden Personen: Innerhalb von drei Monaten nach der Meldung muss die hinweisgebende Person über die ergriffenen Maßnahmen, den Stand der Prüfung des Hinweises und der Folgemaßnahmen und das Ergebnis informiert werden.
4.
Vorhalten von geschultem Personal zur Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise. Wenn eigene Beschäftigte ausgewählt werden (statt Outsourcing), kann dies zu besonderem Kündigungsschutz für die betreffenden Beschäftigten führen.
5.
Pflicht für Arbeitgeber, Beschäftigte und Dritte fortlaufend über die Meldemöglichkeiten zu informieren. Diese Informationen müssen leicht und verständlich zugänglich sein. Des Weiteren besteht für Arbeitgeber die Pflicht, über alternative Meldewege, beispielsweise den Kontakt zur zuständigen Behörde zu informieren.
Diese Aufgaben sind Kern der Betriebspflichten eines Hinweisgebersystems. Dies zeigt: Es ist nicht mit der Einrichtung eines Meldekanals getan, der Betrieb des Hinweisgebersystems im Alltag ist ebenfalls an Pflichten gebunden.
Hierfür ist geschultes Personal notwendig. Sollte kein geschultes Personal verfügbar sein, empfiehlt es sich für die meisten Unternehmen schon aus Kostengründen, ein Outsourcing der neuen Pflichten vorzunehmen.
Vorteile eines Hinweisgebersystems
Arbeitgeber müssen schon aufgrund der Gesetzeslage ein Hinweisgebersystem einführen. Neben der reinen Pflichterfüllung bringt ein Hinweisgebersystem Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.
Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann die eigenen Beschäftigen schützen, denn es steigert die Bereitschaft zur Abgabe sensibler Hinweise und die Angst vor Repressalien sinkt. Dies gilt umso mehr, wenn ein unabhängiger Dienstleister das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt und betreibt.
Ist das Hinweisgebersystem erst einmal eingerichtet, kann es durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten senken. Dieses Potential steigert sich durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.
Letztlich minimieren Unternehmen mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem Risiken. Denn: Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senkt finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisken.
Hinweisgebersysteme in der Praxis
In der Praxis sind vier Meldewege im Einsatz: Postalischer Meldeweg, Telefon-Hotline, E-Mail-System oder ein digitales Hinweisgebersystem.
Diese Meldewege sind für sich gesehen gesetzeskonform, bringen aber individuelle Probleme mit sich, die den Erfolg und die interne Anerkennung des Hinweisgebersystems gefährden. Dies gilt gerade für Unternehmen und Organisationen, die über keine interne Compliance-Abteilung verfügen.
Folgende Probleme bringen die unterschiedlichen Meldewege mit sich:
- Postalischer Meldeweg: Dialog mit hinweisgebender Person nicht möglich, gesonderte Compliance-Kompetenz notwendig zur Implementierung und Fallbearbeitung.
- Telefon-Hotline: Sprachbarriere, Vertraulichkeit und eingeschränkte Verfügbarkeit, gesonderte Compliance-Kompetenz notwendig zur Implementierung und Fallbearbeitung.
- E-Mail-System: Tracking von E-Mail, keine anonyme Kommunikation möglich, gesonderte Compliance-Kompetenz notwendig zur Implementierung und Fallbearbeitung.
- Digitales Hinweisgebersystem: gesonderte Compliance-Kompetenz notwendig zur Implementierung und Fallbearbeitung.
Empfehlung aus der Praxis für die Praxis
Ein Hinweisgebersystem sollte aus einer Kombination sämtlicher aufgezeigter Meldewege bestehen. So fassen die Beschäftigten Vertrauen in das System, denn für jede potenzielle hinweisgebende Person ist in diesem Fall der passende Meldeweg verfügbar.
Vorteile des Outsourcings
Das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt es Arbeitgebern ausdrücklich, das Hinweisgebersystem durch einen Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreiben zu lassen.
Am Beispiel unserer Dienstleistung „Komplett-Paket Hinweisgebersystem“ erläutern wir die Vorteile des Outsourcings:
Unser Hinweisgebersystem besteht aus den vier oben aufgezeigten Meldewegen und geschultem Personal, das die Hinweise entgegennimmt, prüft und bearbeitet – für monatliche Pauschalen.
Unser Hinweisgebersystem ist 24/7 verfügbar, bietet eine sichere Verschlüsselung und ermöglicht den Dialog mit der hinweisgebenden Person durch unsere Mitarbeiter. Die Implementierung des Systems in der Organisation, also Gespräche mit Betriebsrat & Datenschutzbeauftragtem und die Information der Beschäftigten übernehmen wir als Teil unseres Komplett-Pakets. Dies führt zu Geld- und Zeitersparnissen, denn die Unternehmen benötigen keine personellen Ressourcen für den Betrieb des Hinweisgebersystems.
Einrichtung von internen Meldestellen: Pragmatische Lösung für Konzerne
Arbeitgeber können interne Meldestellen entweder selbst einrichten oder diese Aufgabe auf Dritte übertragen. Innerhalb eines Konzerns kann nach deutschem Recht eine bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtete unabhängige Meldestelle für mehrere selbständige Konzernunternehmen tätig sein.
Arbeitsrechtliche Aspekte
Unternehmen, in denen ein Betriebsrat besteht, müssen berücksichtigen, dass die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes Beteiligungsrechte des Betriebsrates mit sich bringen kann. Wir raten in jedem Falle dazu, den Betriebsrat frühzeitig mit ins Boot zu holen.
Ein Hinweisgebersystem für mehrere Gesetze
Unterliegt ein Arbeitgeber im Hinblick auf die Einrichtung von Meldestellen mehreren Gesetzen, neben dem Hinweisgeberschutzgesetz etwa dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, können die Funktionen des Hinweisgebersystems nach dem jeweiligen Gesetz in einer einzigen Meldestelle gebündelt werden. Es ist nicht erforderlich, für jeden Regulierungsbereich ein eigenes Hinweisgebersystem vorzuhalten.
Bußgelder
Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen bei Behinderung oder dem Versuch der Behinderung der Abgabe eines Hinweises. Eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 droht einem Unternehmen zudem, wenn es versucht, gegenüber der hinweisgebenden Personen Repressalien durchzusetzen oder wenn das Unternehmen das Vertraulichkeitsgebot verletzt.
Im Falle einer mangelnden oder fehlerhaften Einrichtung von internen Meldestellen durch das betroffene Unternehmen droht ein Bußgeld in Höhe von EUR 20.000. Die Höchstgrenze des Bußgeldrahmens kann in bestimmten Fällen verzehnfacht werden.
Sie haben Fragen?
Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. Melden Sie sich bei uns.
Kontakt zu Hinweisgeberexperte
- E-Mail: info@hinweisgeberexperte.de
- Telefon: 089 2152 7445
https://hinweisgeberexperte.de/hinweisgeberexperte-bei-bundestagsanhoerung/Autor: RA Dr. Maximilian Degenhart, Geschäftsführer Hinweisgeberexperte
Der Compliance-Dienstleister Hinweisgeberexperte berät Mandanten bei der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und nimmt Aufgaben von internen Meldestellen wahr. Wir betreiben Hinweisgebersysteme für mittelständische Unternehmen, börsennotierte Konzerne, Landkreise, Kommunionen und öffentliche Unternehmen. Dr. Degenhart war als Sachverständiger zur Anhörung im Rechtsausschuss des Deutschen Bundestages zum neuen Hinweisgerschutzgesetz geladen.
*Zur besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.