Hinweisgebersysteme für den Groß- und Einzelhandel

Unsere Leistungen für den Großhandel, Außenhandel und Einzelhandel

Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem besteht aus einer digitalen Meldeplattform für Hinweisgeber und analogen Kommunikationswegen (Telefon, persönliche Treffen, TEAMS Meeting, Post). Diese einzelnen Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem.
Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu Ihrem Unternehmen eingegangen ist und können nach Rücksprache mit Ihnen mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.

Betrieb des Hinweisgebersystems

Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird von unseren Experten ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und Ihr Unternehmen kann uns gegenüber Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Die individuelle Bearbeitung jedes eingehenden Hinweises ist Teil unseres Komplett-Pakets.

Das sagen unsere Kunden:

Für uns als modernes Traditionsunternehmen war und ist ein vertrauenserweckendes und reibungslos funktionierendes Hinweisgebersystem ein sehr wichtiger Baustein nachhaltiger Unternehmensführung. Hinweisgeberexperte hat uns während der Implementierung sehr geholfen und betreut das System zu unserer größten Zufriedenheit. Ein weiterer Vorteil: Wir benötigen keine internen Ressourcen für die Erfüllung der neuen Gesetzespflichten.

Christian BrandLeitung Finanzen und Steuern, Evangelisches Siedlungswerk in Bayern GmbH

Auf Empfehlung kamen wir auf Hinweisgeberexperte. Das Team lieferte uns die perfekte Lösung für unser international ausgerichtetes Geschäftsmodell. Hinweisgeberexperte betreibt unser Hinweisgebersystem und ist vor allem unser Sparringspartner für Compliance-Fragen.

Martin StrackCEO Fackelmann GmbH + Co.KG

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen in der Brot- und Backwarenbranche mit höchsten Ansprüchen an Compliance. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance-Beauftragte dabei, diese Ansprüche umzusetzen.

Prof. Dr. Ulrike Detmers Geschäftsführende Gesellschafterin Mestemacher-Gruppe

Compliance ist im Finanzbereich die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Dazu gehört, sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen geltende Regeln kennen und befolgen. Als Compliance-Partner betreibt Hinweisgeberexperte das Hinweisgebersystem von portagon und unterstützt uns dabei, im Einklang mit geltendem Recht zu handeln.

Jamal El MalloukiGründer und Geschäftsführer, portagon GmbH

Als international tätiges und schnell wachsendes Unternehmen ist Compliance ein wichtiges Thema. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance Beauftragter dabei, den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Philipp SpretiCorporate Secretary, Agile Robots AG

Hinweisgeberexperte ist unser sehr bewährter Partner für Compliance und betreibt unser Hinweisgebersystem. Wir sind sehr zufrieden, denn alle Leistungen kommen schnell, unkompliziert und in sehr guter Qualität. Zudem informiert uns Hinweisgeberexperte regelmäßig über Compliance-Neuerungen – ein wertvoller Service, der sogar von der monatlichen Pauschale abgedeckt ist.

Dr. Norbert TeltschikVorstand Richard Köstner AG

Starke Referenzen - Auszug unserer Kunden:

Welche Unternehmen des Groß- Außen- und Einzelhandels betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz ist im Jahr 2023 in Kraft getreten und betrifft alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen des Groß- Außen- und Einzelhandels?

Die drei wichtigsten Regelungen lauten wie folgt: Erstens sind Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels ab 50 Beschäftigten betroffen. Die betroffenen Unternehmen müssen zweitens interne Hinweisgebersysteme einrichten, denn drittens dürfen Beschäftigte Regelverstöße anonym an das eigene Unternehmen oder direkt an Behörden melden, wobei ihnen ein umfassender Schutz zuteil wird.

Was sieht das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels genau vor?

Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels müssen interne Hinweisgebersysteme einrichten und einen Prozess definieren, wie sie mit eingehenden Hinweisen rechtssicher umgehen. So müssen Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels für ihre Hinweisgebersysteme unter anderem geschultes Personal bereitstellen, Fristen beachten usw. Diese Aufgaben dürfen Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels auch outsourcen, zum Beispiel an spezialisierte Dienstleister wie Hinweisgeberexperte.

Was ist ein Meldesystem bzw. Hinweisgebersystem?

Ein internes Hinweisgebersystem und ein internes Meldesystem meinen das gleiche, nämlich einen Weg, über den Hinweisgeber (auch anonym) Hinweise an das Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels oder einen externen Beauftragten wie die Firma Hinweisgeberexperte melden können. Das Hinweisgebersystem kann grundsätzlich aus schriftlichen, mündlichen, digitalen oder persönlichen Meldewegen bestehen. Zu empfehlen ist ein internes Hinweisgebersystem, das Hinweisgebern die Wahl lässt, ob er/sie schriftlich oder mündlich, digital oder persönlich, anonym oder unter Nennung der Identität Hinweise an das Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels geben möchte.

Was ist ein Hinweisgebersystem – Unser Erklärvideo:

Erfahrungen mit Hinweisgebersystemen bei Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels

Der Dienstleister Hinweisgeberexperte betreut eine Reihe von Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels und kooperiert mit Verbänden dieser Branche, so zum Beispiel mit dem Landesverband Bayern Großhandel – Außenhandel – Dienstleistungen e.V..

Wir verfügen daher über langjährige Erfahrungen mit der Branche. Dies ist wichtig, denn: Expertise und Erfahrungen im Handel sind wichtig, um einen reibungslosen Ablauf des Outsourcings der neuen Pflichten für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels zu gewährleisten.

Rechtliches Konzept, Umsetzung und Betrieb des Hinweisgebersystems für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels aus einer Hand

Hinweisgeberexperte kann durch die Erfahrung mit Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels mit diesen Besonderheiten umgehen und garantiert drei Dinge: Eine reibungslose, schnelle Einrichtung des Hinweisgebersystems für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels, die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen der neuen Regeln sowie die Abwicklung eingehender Hinweise samt Kommunikation mit dem Hinweisgeber („Hinweisgeber-Management“).

Sie möchten Ihr Unternehmen auf das neue Gesetz vorbereiten?

Fordern Sie jetzt Ihre gratis Checkliste an, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Erhalten Sie zudem regelmäßig aktuelle Rechts-Updates.

Kostenlos für Sie erstellt von Rechtsanwalt Dr. Maximilian Degenhart

Hinweisgebersystem: Recht & Technik aus einer Hand

Unser Komplett-Paket beinhaltet alles, um Compliance-Grundstrukturen aufzubauen und die EU Whistleblower Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Hierfür berechnen wir eine monatliches Bereitstellungsgebühr. Weitere Einrichtungsgebühren oder sonstige versteckte Kosten fallen nicht an.

Komplett-Paket: Inklusivleistungen

Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
Einrichtung des Hinweisgebersystems und Untrerstützung der zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei den notwendigen Schritten:
- Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
- Anonymität für Hinweisgeber
- Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen mit Kategorisierung der Hinweise
- Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
- Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
- Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
- Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz

Geschultes Personal

Wichtigster Bestandteil bei der Implementierung und dem Betrieb interner Hinweisgebersysteme sind die natürlichen Personen, welche die Hinweise entgegennehmen. Die Anforderungen an diese Personen sind hoch, denn sie müssen Hinweise unabhängig und ohne Interessenkonflikt entgegennehmen und bearbeiten. Im besten Fall sind diese Personen mit Compliance-Aufgaben vertraut und entsprechend geschult.

Gefahren bei fehlendem Hinweisgebersystem

Existiert kein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Hinweisgebersystem in öffentlichen Verwaltungen und öffentlichen Unternehmen ist dies nachteilig, denn: Wasser sucht sich seinen Weg.

Dies bedeutet für Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels: Mögliche Hinweisgeber wollen sich mitteilen. Falls öffentliche Verwaltungen und öffentliche Unternehmen kein internes Hinweisgebersystem anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrer eigenen Organisation keine Hinweisgebersysteme vorfinden.

Sie haben keinen externen Compliance-Beauftragten oder Ombudsmann?

Unternehmen des Groß-, Außen- und Einzelhandels sollten negative Berichterstattung vermeiden. Diese droht, wenn ein Hinweisgeber sich statt an die eigene öffentliche Verwaltungen oder das öffentliche Unternehmen direkt an eine Behörden oder gar die Öffentlichkeit wendet. Hier zeigt sich der Vorteil eines eigenen Hinweisgebersystems, das von einem Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreut wird.

Gefahr: Reputationsschäden

Wenn sich ein Hinweisgeber in unkontrollierter Weise an die Öffentlichkeit wendet, kann es passieren, dass auch böswillige oder unplausible Falschmeldungen bekannt werden. Und ist eine solche Falschmeldung erst einmal im Umlauf, bleibt oftmals auch etwas hängen.

Schützen Sie daher Ihre Reputation und beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung und dem Betrieb eines eigenen Hinweisgebersystems.

Wie funktioniert die Implementierung unseres Hinweisgebersystems?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte über unser Komplett-Paket (inkl. Compliance Starterkit) und Livedemo unserer Lösung.

Schritt 2

Analyse Ihres Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen und Auftragserteilung.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte stellt Ihnen das neue Hinweisgebersystem zur Verfügung.

Schritt 4

Sie informieren Ihre Beschäftigten über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere Erreichbarkeit. Dies kann per E-mail oder per Veröffentlichung im Intranet/Internet erfolgen.

Schritt 5

Das neue Hinweisgebersystem ist eingerichtet und Sie haben die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt.