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Leistung 1: Hinweisgebersystem und Hinweisgeber-Management als Komplett-Paket

Unsere Lösung: Ein Komplett-Paket mit folgenden 4 Leistungen

1. Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können.

Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:

 

Meldeweg 1 – Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie.

 

Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.

 

Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.

 

Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.

2. Betrieb des Hinweisgebersystems

Unser Team, bestehend aus Juristen, nimmt eingehende Meldungen über unser Hinweisgebersystem entgegen. Nach dem Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert. Im nächsten Schritt führen wir eine Plausibilitätsprüfung des Hinweises durch und kategorisieren den Hinweis.

 
Ist der Hinweis von Relevanz, erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden Meldung über den konkreten Inhalt des Hinweises mitsamt unserem Prüfergebnis und Handlungsempfehlungen. Wir führen unsere Kunden durch den gesamten Prozess. Die Anzahl der Prüfungen ist in unserem Komplett-Paket nicht beschränkt und mit unserer pauschalen Vergütung abgedeckt.
 

Des Weiteren leiten wir auf Wunsch einen Untersuchungsprozess ein und unterstützen im laufenden Prozess bei den Ermittlungsmaßnahmen. Dabei gewährleisten wir uneingeschränkt die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit.

3. Rechtliche Expertise

 

Wir verfügen über das notwendige rechtliche Know-how, um im täglichen Betrieb ein rechtssicheres Management des Hinweisgebersystems und eingehender Hinweise zu gewährleisten.

 

Unser Komplett-Paket erfüllt alle Anforderungen der EU-Whistleblower Richtlinie und des kommenden Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir haben zudem sämtliche Compliance relevanten Gesetzesreformen- und Vorhaben im Blick. Wir informieren regelmäßig über Neuerungen.

 

Die Konsequenz: Sie brauchen kein Personal mit zusätzlichen Aufgaben betreuen. Sie müssen daher auch kein Personal extra für den Umgang mit Hinweisgebern schulen, um Ihre neuen Pflichten zu erfüllen. Wir erledigen das.

4. Vertrauen

Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden.

 

Betreiben Sie das System selbst, etwa nur mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.

 

Auszug unserer Kunden

Das sagen unsere Kunden:

Sie möchten Ihr Unternehmen auf das neue Gesetz vorbereiten?

Fordern Sie jetzt Ihre gratis Checkliste an, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Erhalten Sie zudem regelmäßig aktuelle Rechts-Updates.
Kostenlos für Sie erstellt von Rechtsanwalt Dr. Maximilian Degenhart

So funktioniert unser Komplett-Paket im Alltag

1. Sie beauftragen uns. Dies führt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes (= Umsetzung der EU-Whistleblowing Richtlinie).

2. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen. Ihr individualisiertes Hinweisgebersystem ist nun live.

3. Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.

4. Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.

5. Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem Hinweisgeber nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten – sonst darf der Hinweisgeber sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.

6.  Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.

 7. Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.

Details zu unserem Komplett-Paket

Wie funktioniert unsere Beauftragung?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte über Ihre gesetzlichen Pflichten und unser Komplett-Paket.

Schritt 2

Sie buchen das Komplett-Paket und beauftragen uns.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte stellt Ihnen ein individualisiertes Hinweisgebersystem und eine Compliance-Richtlinie zur Verfügung.

Schritt 4

Sie stellen Ihren Beschäftigten die Kontaktdaten unseres Hinweisgebersystems zur Verfügung (per Email, per Hauspost, per Veröffentlichung im Intranet/Internet).

Schritt 5

Hinweisgeberexperte ist nun verantwortlich für Ihre Whistleblower-Pflichten und Sie erfüllen die neuen Regelungen.

Details zu unserem digitalen Hinweisgebersystem als Teil des Komplett-Pakets

Meldeplattform

Unser digitales Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Das digitale Hinweisgebersystem ist 24/7 verfügbar und kann neben Beschäftigten auch externen Partnern zur Verfügung gestellt werden.


Unser digitales System kann noch mehr: Jeder Vorgang und jeder Bearbeitungsschritt wird dokumentiert („Audit Trail“). Diese Funktionen bilden die so genannte „Case Management Funktion“.

Case Management Funktion

Unser digitales Hinweisgebersystem ist mehr als eine reine Meldeplattform. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist. Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen.

 

Die individuelle Bearbeitung eingehender Hinweise ist Teil unseres Komplett-Pakets.

Leicht zu installierende Software (SaaS)

Das Freischalten unseres digitalen Hinweisgebersystems funktioniert einfach und schnell: Nach Buchung des Komplett-Pakets individualisieren wir Ihr Hinweisgebersystem und Sie erhalten einen Zugangslink für Ihr neues digitales Hinweisgebersystem. Die Installation erfordert keine spezifischen IT-Kenntnisse. Veröffentlichen Sie den Link zu Ihrem neuen Hinweisgebersystem sowie unsere Kontaktdaten innerhalb Ihrer Organisation, zum Beispiel im Intranet, im Internet oder in der Hauspost. Ihr digitales Hinweisgebersystem von Hinweisgeberexperte.de ist nun einsatzbereit und Sie sind 100 Prozent rechtskonform hinsichtlich Ihrer neuen Compliance-Pflichten.

Erweiterte Funktionen der Applikation

Einfache, individualisierbare Lösung für jede Organisation:

 

▪ Überblick im Dashboard, Compliance Steuerung, Berechtigungsrollen


▪ Passgenauer Meldebogen nach Geschäftsmodell, Branche, Mitarbeiter


▪ Integrierte Fallbearbeitung: Fristen, Jahresberichte, DSGVO-konform


▪ Dialog mit Hinweisgeber: sicherer, anonymer Meldekanal

Besondere Merkmale

▪ Eigenes, individualisierbares Design

 

▪ Konzernstrukturen abbildbar

 

▪ Abgestuftes Rechte- und Rollenkonzept

 

▪ Integriertes 4-Augen-Prinzip

 

▪ Nachvollziehbare Dokumentation

 

▪ Unbegrenzte Fallbearbeiter

 

▪ Definition individueller Löschfristen

 

Sämtliche gängigen Sprachen: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch,  Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch, Chinesisch, Arabisch, Hindi.

Wir schützen Ihre Daten
ISO/IEC 27001
zertifiziertes deutsches
Rechenzentrum
ISO/IEC 27001
zertifiziertes iwhistle®
Hinweisgebersystem
Penetration-Test-Zertifikat
iwhistle®
Hinweisgebersystem
Datenschutzmanagement
geprüft und konform (ISO/IEC 27701)

Die wichtigsten Fragen zum Digitalen Hinweisgebersystem

Die betroffenen Unternehmen und Kommunen haben zur Ermöglichung des Whistleblowings vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen oder die Kommune dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen – grundsätzlich ohne arbeitsrechtliche Sanktionen befürchten zu müssen.

Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen
Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur
Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetze Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Preisen.

Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:
• Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems;
• Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen;
• Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren Bewertung des
Hinweises;
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese,
grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung.

Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance Kultur des Unternehmens oder der Kommune. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Ein digitales Hinweisgebersystem mitsamt unserem Komplett-Paket kostet ab EUR 249 pro Monat.

Die von der EU Whistleblower Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. ab 249 Mitarbeiter:innen oder Kommune ab 10.000 Einwohner) erfüllt mit dem Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems und der Beauftragung eines externen Compliance Beauftragten ihre neuen gesetzlichen Pflichten. Ein digitales Hinweisgebersystem ist zudem ein wichtiger Baustein eines Compliance Management Systems.

Sofern die von der EU Whistleblower Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. 249 Mitarbeiter:innen oder Kommune ab 10.000 Einwohner) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter:innen, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance Beauftragten nicht notwendig sind.

Man sucht einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance Beauftragten anbietet oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.

Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte.de ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte.de wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die neuen Pflichten der EU Whistleblower Richtlinie bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche
Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu
ermöglichen.
Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wie
Hinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder
Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt
werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.

Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.

Mit Buchung des Komplett-Pakets wird Hinweisgeberexperte Ihr externer Compliance-Beauftragter. In diesem Fall erfüllt Hinweisgeberexperte für Sie die Whistleblower Pflichten und stärkt die Compliance Kultur der Organisation. Zudem verhindert der externe Compliance-Beauftragte, dass sich potentielle Hinweisgeber direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Der Hinweisgeber darf sich aussuchen, ob er zuerst zur Behörde oder zu Ihnen geht, um Alarm zu schlagen.

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