Unser Hinweisgebersystem besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können:
Meldeweg 1 – Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU-Whistleblower-Richtlinie.
Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.
Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.
Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.
Unser Team, bestehend aus Juristen, nimmt eingehende Meldungen über unser Hinweisgebersystem entgegen. Nach dem Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert. Im nächsten Schritt führen wir eine Plausibilitätsprüfung des Hinweises durch und kategorisieren den Hinweis.
Des Weiteren leiten wir auf Ihren Wunsch einen Untersuchungsprozess ein und unterstützen im laufenden Prozess bei den Ermittlungsmaßnahmen. Dabei gewährleisten wir uneingeschränkt die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit.
Wir verfügen über das notwendige rechtliche Know-How, um im täglichen Betrieb ein rechtssicheres Management des Hinweisgebersystems und eingehender Hinweise zu gewährleisten.
Unser Komplett-Paket erfüllt alle Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir haben zudem sämtliche Compliance-relevanten Gesetzesreformen und -vorhaben im Blick. Wir informieren regelmäßig über Neuerungen.
Die Konsequenz: Sie brauchen kein Personal mit zusätzlichen Aufgaben betrauen. Sie müssen daher auch kein Personal extra für den Umgang mit Hinweisgebern schulen, um Ihre neuen Pflichten zu erfüllen. Wir erledigen das.
Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden.
Betreiben Sie das System selbst, etwa nur mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung normalerweise nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden. Das sollten Sie unbedingt vermeiden.
1. Sie beauftragen uns. Dies führt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes (= Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie).
2. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen. Ihr individualisiertes Hinweisgebersystem ist nun live.
3. Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.
4. Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.
6. Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.
7. Frühwarnsystem: Wir informieren Sie außerdem über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.
Gespräch mit Hinweisgeberexperte über Ihre gesetzlichen Pflichten und unser Komplett-Paket.
Sie buchen das Komplett-Paket und beauftragen uns.
Hinweisgeberexperte stellt Ihnen ein individualisiertes Hinweisgebersystem und eine Compliance-Richtlinie zur Verfügung.
Sie stellen Ihren Beschäftigten die Kontaktdaten unseres Hinweisgebersystems zur Verfügung (per Email, per Hauspost, per Veröffentlichung im Intranet/Internet).
Hinweisgeberexperte ist nun verantwortlich für Ihre Whistleblower-Pflichten und Sie erfüllen die neuen Regelungen.
Unser digitales Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Das digitale Hinweisgebersystem ist 24/7 verfügbar und kann neben Beschäftigten auch externen Partnern zur Verfügung gestellt werden.
Unser digitales System kann noch mehr: Jeder Vorgang und jeder Bearbeitungsschritt wird dokumentiert („Audit Trail“). Diese Funktionen bilden die so genannte „Case Management Funktion“.
Unser digitales Hinweisgebersystem ist mehr als eine reine Meldeplattform. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist. Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen.
Die individuelle Bearbeitung eingehender Hinweise ist Teil unseres Komplett-Pakets.
Das Freischalten unseres digitalen Hinweisgebersystems funktioniert einfach und schnell: Nach Buchung des Komplett-Pakets individualisieren wir Ihr Hinweisgebersystem und Sie erhalten einen Zugangslink für Ihr neues digitales Hinweisgebersystem. Die Installation erfordert keine spezifischen IT-Kenntnisse. Veröffentlichen Sie den Link zu Ihrem neuen Hinweisgebersystem sowie unsere Kontaktdaten innerhalb Ihrer Organisation, zum Beispiel im Intranet, im Internet oder in der Hauspost. Ihr digitales Hinweisgebersystem von Hinweisgeberexperte.de ist nun einsatzbereit und Sie sind 100 Prozent rechtskonform hinsichtlich Ihrer neuen Compliance-Pflichten.
Einfache, individualisierbare Lösung für jede Organisation:
▪ Überblick im Dashboard, Compliance-Steuerung, Berechtigungsrollen
▪ Passgenauer Meldebogen nach Geschäftsmodell, Branche, Mitarbeiter
▪ Integrierte Fallbearbeitung: Fristen, Jahresberichte, DSGVO-konform
▪ Dialog mit Hinweisgeber: sicherer, anonymer Meldekanal
▪ Eigenes, individualisierbares Design
▪ Konzernstrukturen abbildbar
▪ Abgestuftes Rechte- und Rollenkonzept
▪ Integriertes 4-Augen-Prinzip
▪ Nachvollziehbare Dokumentation
▪ Unbegrenzte Fallbearbeiter
▪ Definition individueller Löschfristen
▪ Sämtliche gängigen Sprachen: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch, Chinesisch, Arabisch, Hindi.
Die betroffenen Unternehmen und Kommunen haben zur Ermöglichung des Whistleblowings vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen oder die Kommune dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen – grundsätzlich ohne arbeitsrechtliche Sanktionen befürchten zu müssen.
Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetze Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Preisen.
Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:
• Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems;
• Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen;
• Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren Bewertung des
Hinweises;
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese,
grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung.
Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance-Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance-Kultur des Unternehmens oder der Kommune. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Ein digitales Hinweisgebersystem mitsamt unserem Komplett-Paket kostet ab EUR 249 pro Monat.
Die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. ab 249 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kommune ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohner) erfüllt mit dem Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems und der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten ihre neuen gesetzlichen Pflichten. Ein digitales Hinweisgebersystem ist zudem ein wichtiger Baustein eines Compliance-Management-Systems.
Sofern die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. 249 Mitarbeiter oder Kommune ab 10.000 Einwohner) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance-Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten nicht notwendig sind.
Man sucht entweder einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance-Beauftragten anbietet, oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.
Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance-Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte.de ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte.de wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance-Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die neuen Pflichten der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche
Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu
ermöglichen.
Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wie
Hinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder
Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt
werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.
Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.
Mit Buchung des Komplett-Pakets wird Hinweisgeberexperte Ihr externer Compliance-Beauftragter. In diesem Fall erfüllt Hinweisgeberexperte für Sie die Pflichten der Whistleblower-Richtlinie und stärkt die Compliance-Kultur Ihrer Organisation. Zudem verhindert der externe Compliance-Beauftragte, dass sich potentielle Hinweisgeber direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Der Hinweisgeber darf sich aussuchen, ob er zuerst zur Behörde oder zu Ihnen geht, um Alarm zu schlagen.
Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Hinweisgebersysteme aus internen als auch externen Meldekanälen zu schaffen, um Hinweisgebern konkrete Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen zu geben. Gleichzeitig sollen hinweisgebende Personen vor arbeitsrechtlichen Sanktionen und Repressalien schützen. Hinweisgebende Personen dürfen, wenn sie einen Verstoß gemeldet haben, nicht gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden. In der Vergangenheit galten hinweisgebende Personen, die interne Missstände und Verstöße in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Behörde gemeldet haben, oft als Denunzianten und erlitten Benachteiligungen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde im Dezember 2022 im Bundestag verabschiedet und ist im Juni 2023 in Kraft getreten.
Unternehmen müssen das Gesetz bis Dezember 2023 umsetzen.
Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten.
Nicht nur die Rechtspflichten, auch praktische Gründe sprechen für eine sorgfältige Umsetzung des neuen Gesetzes: Unternehmen haben ein ureigenes Interesse daran zu erfahren, wo potenzielle Rechtsverstöße aus dem Unternehmen heraus oder zum Nachteil des Unternehmens begangen werden, um diese schnell abzustellen.
Unternehmen sollten also aktiv werden. Unsere mögliche Rolle: Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. Melden Sie sich bei uns.
Als Whistleblowing bezeichnet man die Meldung über Rechtsverstöße oder unethische Verhaltensweisen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation durch eine organisationsinterne Person oder einen Dritten, den sog. Whistleblower oder die hinweisgebende Person. Der Hinweis kann dabei an die betroffene Organisation, Behörden oder die Öffentlichkeit erfolgen. Die hinweisgebende Person kann ihre Identität zu erkennen geben oder anonym agieren.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt die hinweisgebende Person arbeitsrechtlich vor Sanktionierungen durch den Arbeitgeber. Dem Arbeitgeber ist es somit verboten, arbeitsrechtlich benachteiligende Maßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person vorzunehmen. Hierzu gehört auch das Verbot informeller Maßnahmen wie Mobbing. Verstößt das Unternehmen hiergegen und sanktioniert den Hinweisgeber dennoch, droht dem Unternehmen selbst eine Sanktionierung, etwa in Form eines Bußgelds.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, eine interne Meldestelle (= internes Hinweisgebersystem) zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben.
Darüber hinaus schützt das neue Gesetz hinweisgebende Personen nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).
Neben den Arbeitgebern selbst müssen Bund und Länder so genannte „externe Meldestellen“ einrichten, an die sich hinweisgebende Personen wenden können.
Hinweisgebende Personen haben die explizite Wahl zwischen einer „internen“ Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer „externen“ Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.
Die Summe aller unternehmensinternen Regelungen zur Meldung von Rechtsverstößen durch Hinweisgeber, der Umgang mit diesen Meldungen und Folgen dieser Meldungen für das Unternehmen und den Hinweisgeber wird als Hinweisgebersystem bezeichnet. Ein solches Hinweisgebersystem ist für Unternehmen nun verpflichtend.
Arbeitgeber müssen schon aufgrund der Gesetzeslage ein Hinweisgebersystem einführen. Neben der reinen Pflichterfüllung bringt ein Hinweisgebersystem Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.
Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann die eigenen Beschäftigen schützen, denn es steigert die Bereitschaft zur Abgabe sensibler Hinweise und die Angst vor Repressalien sinkt. Dies gilt umso mehr, wenn ein unabhängiger Dienstleister das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt und betreibt.
Ist das Hinweisgebersystem erst einmal eingerichtet, kann es durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten senken. Dieses Potential steigert sich durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.
Letztlich minimieren Unternehmen mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem Risiken.
Denn: Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senkt finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisken.
Ein Hinweisgeber/hinweisgebende Person oder Whistleblower ist eine Person, die Kenntnis von Rechtsverstößen oder unethischen Verhaltensweisen innerhalb einer Organisation – etwa Unternehmen der Privatwirtschaft oder öffentlicher Stellen – erlangt und sich dann entschließt, dies entweder verantwortlichen Personen im Unternehmen oder der Öffentlichkeit namentlich oder anonym mitzuteilen.
Folgende gesetzliche Pflichten müssen Arbeitgeber beim Betrieb eines Hinweisgebersystems beachten:
Neben Art. 8 der Whistleblower-Richtlinien verpflichten auch § 52 Abs. 1 Geldwäschegesetz, § 8 des Lieferkettengesetzes, § 25a Abs. 1 S. 6 Nr. 3 Kreditwesensgesetz und § 23 Abs. 6 Versicherungsaufsichtsgesetz zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems.
Interne wie externe Meldekanäle müssen nach dem geänderten HinSchG jetzt doch ab 1. Januar 2025 die Möglichkeit der anonymen Meldung und der nachfolgenden anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber bereitstellen. Während die Bearbeitung anonymer Meldung im Referentenentwurf bloß empfohlen wurde, fand sich im Regierungsentwurf eine Soll-Vorschrift. Nunmehr ist die Bearbeitung anonymer Meldungen Pflicht (vgl. § 16 Abs. 1 S. 4-6 HinSchG). Aus Compliance-Sicht ist diese Änderung begrüßenswert, da sie eine weitere potentielle Hemmschwelle für Hinweisgeber abbaut.
Für diejenigen Unternehmen, deren Meldekanal bisher der klassische „Kummerkasten“ (Briefkasten) war, wird diese Änderung mit Aufwand verbunden sein. Ein solcher Briefkasten dürfte dem Erfordernis nach anonymer Kommunikation nicht gerecht werden. Offen bleibt, ob die einfache E-Mail-Adresse als Meldekanal diesen Anforderungen (noch) gerecht wird.
Die Pflichten hinsichtlich anonymer Meldungen greifen nach der Übergangsvorschrift erst ab 1. Januar 2025 (§ 42 Abs. 2 HinSchG). Das spätere Inkrafttreten dieser Pflicht begründet der Gesetzgeber mit den Zusatzkosten für die notwendigen technischen Vorrichtungen oder der Beauftragung einer Ombudsperson sowie mit den zusätzlichen Belastungen bei der konkreten Einrichtung der Meldestelle (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 61).
Aber: Bereits aus §130 OWiG ergibt sich aktuell die Verpflichtung zur Berücksichtigung plausibler, anonymer Hinweise.
Daneben halten wir es für sehr wichtig, Hemmschwellen für Meldungen abzubauen. Daher empfehlen wir die Ermöglichung anonymer Meldungen. Denn hierdurch schaffen Unternehmen Anreize, das eigene, interne Hinweisgebersystem zu nutzen – und nicht das Hinweisgebersystem einer öffentlichen Stelle.
Gestärkt wurde die Schadensersatzvorschrift für den Ersatz von Schäden, die keine Vermögensschäden sind. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann sich die hinweisgebende Person zukünftig auf eine eigene gesetzliche Regelung in § 37 Abs. 1 S. 2 HinSchG berufen und eine Entschädigung in Form von Geld fordern. Hiermit wurde eine explizite gesetzliche Regelung im Sinne des § 253 Abs. 1 BGB geschaffen. Repressalien können vielschichtige Erscheinungsformen einnehmen und gerade bei psychischen Belastungen wie Mobbing oder Stalking ist der Nachweis einer Verletzung der in § 253 Abs. 2 BGB genannten Rechtsgüter oftmals schwer, zumal sich die Rechtsprechung bei der Einordnung der notwendigen Bemessungsfaktoren in diesen Fällen ohnehin schwertut. Die vollständige Widergutmachung trägt den europäischen Vorgaben (Art. 21 Abs. 8 und ErwG. 94 EU-Whistleblowing-Richtlinie) ausreichend Rechnung und stärkt durch einen weitreichenden Schutz von hinweisgebenden Personen auch das Vertrauen der hinweisgebenden Personen und somit auch die Effektivität von Hinweisgebersystemen.
Die Dokumentation der Meldung ist drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens zu löschen. Um einen Gleichlauf mit der zivilrechtlichen regelmäßigen Verjährungsfrist zu schaffen, sieht § 11 Abs. 5 HinSchG diese Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor. Hiermit weiterhin nicht gelöst ist die Frage, wie sich die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des Meldeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu der dreijährigen Frist nach dem HinSchG verhält. Insoweit haben Unternehmen zukünftig ein striktes Löschungskonzept aufzustellen und nachzuhalten.
Nach dem neu eingefügten § 7 Abs. 3 S. 1 HinSchG sollen die verpflichteten Arbeitgeber Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Dieser Appell ist wohl ein letzter Ausläufer der schon bei Verabschiedung der EU-Whistleblowing-Richtlinie lebhaft umstrittenen Frage eines Vorrangs der internen Meldestelle. Mit dieser bloßen Soll-Vorschrift gibt das HinSchG jedoch nur wieder, was ohnehin gängige Beratungs- und Unternehmenspraxis ist: Die eigenen Meldekanäle so attraktiv wie möglich gestalten, um in dem Wettbewerb der Meldekanäle gegenüber den zentralen externen (behördlichen) Meldekanälen zu gewinnen. Zu der Frage, wie solche Anreize konkret geschaffen werden sollen, verhalten sich die Gesetzesbegründung und die Materialien des Gesetzgebungsprozesses zurückhaltend. So bleibt es bei einem bloßen Verweis auf die Optimierung der internen Meldewege, eine gute Kommunikationskultur, die Förderung sozialer Verantwortung, das wirksame Vorgehen gegen Verstöße und den Schutz vor Repressalien (vgl. Beschlussempfehlung, S. 58). Zudem müssen Beschäftigungsgeber für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereithalten (§ 7 Abs. 3 S. 2 HinSchG) und die Möglichkeit einer externen Meldung darf durch ein Anreizsystem zur Nutzung interner Meldekanäle nicht beschränkt oder erschwert werden (vgl. § 7 Abs. 3 S. 3 HinschG).
Ja, ein Hinweisgebersystem sollte zwingend mit den übrigen Elementen eines Compliance-Management-Systems (CMS) verknüpft werden. Als zentraler Baustein eines effektiven CMS hilft ein funktionierendes Hinweisgebersystem notwendige Anpassungen und Verbesserungen des CMS zu identifizieren. Gleichzeitig dient das Hinweisgebersystem dazu, festzustellen, ob die bereits vorhandenen Compliance-Maßnahmen greifen und auf diese Weise etwaige Fehlverhalten vermieden werden können.
Ein professionelles Hinweisgebersystem ist sehr sicher.
Ein Praxisbeispiel: Unser digitales Hinweisgebersystem erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und gewährleistet die anonyme Meldung sowie den anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber. Das von uns genutztes Hinweisgebersystem wurde vielfach zertifiziert und erfüllt auch in technischer Hinsicht die gesetzlichen Vorgaben:
Eine interne Meldestelle ist eine Stelle innerhalb des Unternehmens, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Verstöße und Missstände mitgeteilt werden können. Die Funktion der internen Meldestelle im Unternehmen kann von Führungskräften, einem Compliance-Officer oder einem Ombudsmann wahrgenommen werden.
Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, die nicht dem jeweiligen Unternehmen zugehörig ist, oder die Öffentlichkeit, an die hinweisgebende Personen mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten und Missstände mitteilen können.
Ja, hinweisgebende Personen dürfen wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen oder extern an die zuständige Behörde oder die Öffentlichkeit wenden. Daher müssen seitens der Unternehmen Anreize geschaffen werden, dass mögliche hinweisgebende Personen sich zuerst an das eigene Unternehmen wenden. Nur so können Interna auch intern bleiben. Potentielle hinweisgebende Personen sollen sich nicht an ein Hinweisgebersystem einer Behörde oder gar die Öffentlichkeit wenden. Klar ist: Wer kein eigenes Hinweisgebersystem betreibt, bietet seinen Mitarbeitern keine Alternative zur externen Meldung.
Seit dem 18. Dezember 2021 können sich Beamte und Arbeitnehmer im öffentlichen Sektor bei Verstößen gegen die in der Whistleblower-Richtlinie genannten Vorschriften des Unionsrechts unmittelbar an die Öffentlichkeit wenden. In diesem Fall genießen die hinweisgebenden Personen die Schutzinstrumente der Whistleblower-Richtlinie. Für hinweisgebende Personen in der Privatwirtschaft müssen Gerichte im Rahmen der richtlinienkonformen Auslegung einen vergleichbaren Schutz herstellen.
Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seine Meldekanälen einrichten will. So kommt neben dem digitalen Hinweisgebersystem weiterhin eine E-Mailadresse, eine Telefonnummer, ein Briefkasten oder ein persönliches Treffen als Meldekanal in Betracht. Wobei im Rahmen der konkreten Ausgestaltung die Anforderungen an die Vertraulichkeit und Rückmeldung zu beachten sind. In der Praxis werden häufig mehrere Meldekanäle miteinander kombiniert, um allen potentiellen hinweisgebenden Personen die Abgabe einer Meldung zu ermöglichen.
Telefonische Hotlines bieten keine komplette Anonymität und Vertraulichkeit. Um die Identität der Hinweisgeber vollumfänglich zu schützen, sollte neben dem telefonischen auch ein anonymer, digitaler Meldekanal zur Verfügung gestellt werden. Schließlich lassen sich bestehende telefonische Hotlines oft einfach in das digitale Hinweisgebersystem integrieren.
Es ist äußert wichtig, eine unternehmensinterne Strategie für den Fall eines #metoo-bezogenen Hinweises zu definieren.
Die Psychotherapeutin Dr. Anna Kuhns hat für Hinweisgeberexperte ein #metoo-Konzept erstellt und eine entsprechende Kooperation ins Leben gerufen. Kunden von Hinweisgeberexperte können nach dem Eingang eines #metoo-bezogenen Hinweises auf diese Kooperation zurückgreifen und den Betroffenen unverzüglich Rückhalt geben. Dies ist wichtig, denn die Bearbeitung von Hinweisen erfordert mehr, als definierte Workflows und juristische Exzellenz. Es braucht einen 360-Grad-Blick auf die Herausforderungen, die Hinweise von Beschäftigten für Unternehmen und deren Dienstleister mit sich bringen.
Was ist nach dem Eingang eines #metoo-bezogenen Hinweises zu tun?
Es ist zunächst ratsam, den Sachverhalt klar strukturiert durch das Hinweisgebersystem zu erfassen und mögliche Beweise sicherzustellen (z.B. E-Mails, Fotos, WhatsApp-Chats). Ein Gesprächsangebot an das Opfer, idealerweise mit einer fachkundigen neutralen Person, ist Grundvoraussetzung, um die Situation zu klären und mögliche Maßnahmen zu besprechen. Das unmittelbare Krisengespräch trägt dazu bei, eine Ersteinschätzung der psychischen Verfassung der betroffenen Person zu erhalten. Unter Umständen leiten wir in Absprache mit den Beteiligten eine Akuttherapie ein. Die Praxis legt nahe, dass Menschen, welchen unmittelbare Hilfe nach einer Grenzerfahrung zuteilwurde, sich schneller regenerieren. Auch der Entwicklung von Traumafolgestörungen oder anderen psychischen Erkrankungen in Reaktion auf das Erlebte kann so vorgebeugt werden. Kunden von Hinweisgeberexperte können also ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Hinweise mit #metoo-bezogenen Sachverhalten abgeben, unmittelbar nach Abgabe des Hinweises psychotherapeutische Ersthilfe anbieten.
Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, auch Hinweise von sog. Unternehmens-Externen zuzulassen. Gerade vor dem Hintergrund der im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorgesehenen Verpflichtung zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens empfehlen wir Ihnen jedoch, Ihr Hinweisgebersystem auch für Externe zu öffnen.
Nach unserer Erfahrung und im Sinne der Akzeptanz des Hinweisgebersystems sollten Sie Ihr Hinweisgebersystem jedenfalls in den jeweiligen Landessprachen Ihrer Niederlassungen zur Verfügung stellen.
Wir empfehlen Ihnen ein Hinweisgebersystem, das alle Meldekanäle anbietet. Danach sollte neben einer telefonischen Hotline sowie der Möglichkeit eines persönlichen Treffens auch ein anonymer, digitaler Meldeweg zur Verfügung stehen. Nur wenn Sie mehrere Meldekanäle miteinander kombinieren, ermöglichen Sie auch allen potentiellen hinweisgebenden Personen, eine Meldung abzugeben.
Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seinen Meldekanäle einrichten will. Es bestehen daher im Hinblick auf die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems einige Wahlfreiheiten. Um jedoch allen potenziellen Hinweisgebern die Möglichkeit zur Abgabe einer Meldung zu geben, sollten Sie verschiedene Meldekanäle miteinander kombinieren. Hinweisgeberexperte nimmt die Hinweise über alle möglichen Meldekanäle entgegen (Digitales Hinweisgebersystem, Telefon, E-Mail, Post, persönliches Treffen), stellt Nachfragen und gewährleistet auf Wunsch die Anonymität der hinweisgebenden Person. Diese Lösung ist für alle Unternehmen vom Start-up bis zum international aufgestellten Konzern eine Option und gerade aus der Sicht der Praxis zu empfehlen.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz lässt eine konzernweite Lösung, also die Einrichtung eines zentralen Hinweisgebersystems für alle Töchter- und Konzerngesellschaften, zu.
Diese Lösungsmöglichkeit hat der Rechtsausschuss im Gesetzgebungsverfahren ausdrücklich aufgegriffen und begrüßt (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 56). Nach der Konzernlösung können einzelne Konzerngesellschaften, die in der Regel nicht über eine eigenständige Compliance-Funktion oder gar Compliance-Abteilung verfügen, ihre interne Meldestelle an ein Konzernunternehmen auslagern, vorausgesetzt, die Meldestelle auf Ebene der Konzerngesellschaft wahrt die Vertraulichkeitspflichten und ist unabhängig. Zudem darf der Einsatz einer konzernweiten zentralen Meldestelle keinerlei Hürden für den Hinweisgeber bedeuten, d.h. insbesondere keine sprachlichen Barrieren. Ein Hinweis sollte daher in der in der jeweiligen Einzelgesellschaft vorherrschenden Arbeitssprache abgegeben werden können. Der deutsche Gesetzgeber vergleicht die zentrale Meldestelle im Konzern mit dem „Outsourcing“ an eine externe Kanzlei; beide seien „Dritte“ im Sinne von Art. 8 Abs. 5 EU Whistleblowing-Richtlinie (RL 2019/1937). Die originäre Verantwortung, den gemeldeten Vorfall aufzuklären, abzustellen und zu ahnden, verbleibt in jedem Fall bei der einzelnen Konzerngesellschaft.
Grenzüberschreitende Gesellschaften mit einer zentralen Compliance-Funktion stellt der europäische Flickenteppich an nationalen Umsetzungen, die teilweise eigene Meldestellen für jede Konzerngesellschaft fordern, jedoch weiterhin vor Herausforderungen.
Unterliegt ein Arbeitgeber im Hinblick auf die Einrichtung von Meldestellen mehreren Gesetzen, neben dem Hinweisgeberschutzgesetz etwa dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, können die Funktionen des Hinweisgebersystems nach dem jeweiligen Gesetz in einer einzigen Meldestelle gebündelt werden. Es ist nicht erforderlich, für jeden Regulierungsbereich ein eigenes Hinweisgebersystem vorzuhalten.
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