Arbeitsrecht und das Hinweisgeberschutzgesetz

Hinweisgeberschutzgesetz: Arbeitsrechtliche Themen

Das Hinweisgeberschutzgesetz hat Auswirkungen auf das Arbeitsrecht. Lesen Sie hier die wichtigsten Details und nachvollziehbare Schwierigkeiten, das Hinweisgeberschutzgesetz rechtskonform umzusetzen. Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten. Hinweisgeberexperte informiert Sie gerne über die konkreten Handlungspflichten. Melden Sie sich bei uns. Sie haben die Wahl zwischen einem Anruf, einer Email oder der direkten Buchung eines Termins mit unseren Experten.

1. Ausstattung der internen Meldestelle

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die interne Meldestelle selbst zu betreiben, müssen die personelle Ausstattung der Meldestelle organisieren – in der Regel wird das Unternehmen die neuen Aufgaben an vorhandene Beschäftigte übertragen. In diesem Fall sind Schulungen notwendig (siehe unten Punkt 2.4.), um bei den Verantwortlichen die notwendige Fachkunde zu gewährleisten. Die Beschäftigten, die die Meldestelle betreiben, haben ein hohes Maß an Verantwortung. Hierfür sollten die betroffenen Beschäftigten unbedingt auf Schulungen bestehen, denn ein fehlerhafter Betrieb eines Hinweisgebersystems kann zu Bußgeldern bis zu EUR 50.000 führen.

Die Verantwortlichen der Meldestelle müssen mindestens über theoretische Fachkunde im Bereich Compliance verfügen und diese regelmäßig erneuern. Zudem sind praktische Kenntnisse unbedingt empfehlenswert.

Was heißt das im Detail?

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt die erforderliche Fachkunde in § 15 Abs. 2. Im Wortlaut heißt es:
„Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.“

Was aber bedeutet nun „notwendige Fachkunde“?

Der nationale Gesetzgeber hält sich hierzu bedeckt und begründet die Regelung wie folgt (Wortlaut):
„Die Arbeitgeber haben bei der Auswahl der zuständigen Mitarbeiter dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde zur Erfüllung aller der Meldestelle übertragenen Aufgaben verfügen. Dies kann beispielsweise durch geeignete Schulungen sichergestellt werden.“ (BT-Drs. 20/5992).
Hieraus folgt, dass die zuständigen Beschäftigten über zumindest theoretische Kenntnisse im Bereich Compliance verfügen müssen. Mitarbeiter können sich diese Kenntnisse zum Beispiel über Schulungen aneignen.

Zusatzkriterium: Praktische Kenntnisse?

Hieraus folgt, dass die zuständigen Beschäftigten über zumindest theoretische Kenntnisse im Bereich Compliance verfügen müssen. Mitarbeiter können sich diese Kenntnisse zum Beispiel über Schulungen aneignen.

Zur detaillierten Einordnung der erforderlichen Fachkunde helfen die Erwägungsgründe des europäischen Gesetzgebers zur EU-Whistleblower-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Erwägungsgrund 56 gibt konkrete Anhaltspunkte für die notwendige Fachkunde:

„Welche Personen oder Abteilungen innerhalb einer juristischen Person des privaten Sektors am besten geeignet sind, Meldungen entgegenzunehmen und Folgemaßnahmen zu ergreifen, hängt von der Struktur des Unternehmens ab; ihre Funktion sollte jedenfalls dergestalt sein, dass ihre Unabhängigkeit gewährleistet wird und Interessenkonflikte ausgeschlossen werden. In kleineren Unternehmen könnte diese Aufgabe durch einen Mitarbeiter in Doppelfunktion erfüllt werden, der direkt der Unternehmensleitung berichten kann, etwa ein Leiter der Compliance- oder Personalabteilung, ein Integritätsbeauftragter, ein Rechts- oder Datenschutzbeauftragter, ein Finanzvorstand, ein Auditverantwortlicher oder ein Vorstandsmitglied.“
Diese Auflistung potenziell geeigneter Personen spricht dafür, dass neben theoretischen Kenntnissen auch praktische Compliance-Erfahrungen für die notwendige Fachkunde voraussetzend sind.

Fachkunde nach dem Arbeitsschutzgesetz:

Unsere Beurteilung der Fachkunde: Die zuständigen Beschäftigten der Meldestelle müssen mehrere gesetzliche Anforderungen erfüllen. Sie müssen in erster Linie rechtlich prüfen können, ob der gemeldete Hinweis auch nach dem Hinweisgeberschutzgesetz meldefähig ist. Zweitens müssen sie die hohen Anforderungen an die vertrauliche Behandlung der Meldung erfüllen und in Folge eines Hinweises Folgemaßnahmen durchführen, zum Beispiel interne Untersuchungen. Hierfür brauchen die Beschäftigten theoretische und praktische Kenntnisse. Um die hierfür notwendige Qualifikation sicherzustellen, besteht für solche Beschäftigten eine Schulungspflicht, die noch über keine theoretischen Compliance-Kenntnisse verfügen. Des Weiteren müssen sich die Beschäftigten der Meldestelle fortbilden, zumindest jährlich wiederkehrend. Für Arbeitgeber sind diese Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes von hoher Relevanz, denn sie haften für Verstöße gegen das Gesetz, etwa aufgrund fehlerhaftem Umgang mit Hinweisen. Die betroffenen Arbeitgeber müssen sich daher darum kümmern, dass die Meldestellenverantwortlichen über die notwendige Fachkunde verfügen. Arbeitgeber und die zuständigen Beschäftigten sollten diese Fachkunde über entsprechende Qualifikationsnachweise dokumentieren. Nur so können die Arbeitgeber und Beschäftigte sicherstellen, dass die Fachkunde nachgewiesen werden kann. Dieser Nachweis kann zum Beispiel bei Prüfungen zum Jahresabschluss und bei Haftungsprozessen relevant werden. Die Notwendigkeit der notwendigen Fachkunde bezieht sich auf alle Beschäftigten der Meldestelle. Eine Meldestelle wiederum benötigt mindestens zwei Personen, denn Unternehmen müssen die ununterbrochene Funktionsfähigkeit der Meldestelle gewährleisten, auch bei Urlaub oder Krankheit eines Beschäftigten. Der Schulungs- und Fortbildungsaufwand kann sich so schnell verdoppeln, was das Outsourcing an Dienstleister wie Hinweisgeberexperte für das ein oder andere Unternehmen attraktiver machen dürfte.

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die interne Meldestelle durch Outsourcing zu organisieren, können sich hier auf Ihren Outsourcing-Partner verlassen.
Hinweisgeberexperte betreibt mittlerweile über 350 Meldestellen für Unternehmen vom SDAX-Konzern bis zum Kommunalunternehmen.

2. Beteiligungsrechte des Betriebsrates

Unternehmen, in denen ein Betriebsrat besteht, müssen berücksichtigen, dass die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes Beteiligungsrechte des Betriebsrates mit sich bringen kann. Wir raten in jedem Falle dazu, den Betriebsrat frühzeitig mit ins Boot zu nehmen. Wenn Unternehmen Hinweisgeberexperte für die Einrichtung und den Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragen, treffen sich unsere Experten bei Bedarf mit einzelnen Betriebsräten, um das Hinweisgebersystem zu erläutern und den Betriebsrat auf diesem Wege abzuholen.
Im Einzelnen handelt es sich um folgende Rechte des Betriebsrats:

2.1. Unterrichtung

Zunächst sollten die Unternehmen den Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG vorab über die geplante Einrichtung eines Hinweisgebersystems unterrichten. Der Hintergrund: Der Unterrichtungsanspruch soll es dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.

2.2. Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG

Die Einführung eines Hinweisgebersystems kann das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß § 87 Abs. Nr. 1 BetrVG auslösen.
Danach hat der Betriebsrat bei Fragen der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Beschäftigten im Betrieb mitzubestimmen.
Das Mitbestimmungsrecht besteht insoweit, wie das Hinweisgeberschutzgesetz den Beschäftigten einen Gestaltungspielraum lässt.
Bei der Entscheidung des „OB“, also ob eine interne Meldestelle errichtet wird, besteht daher kein Mitbestimmungsrecht, weil Unternehmen eine Meldestelle einrichten müssen.
Im Hinblick auf das „WIE“ des Hinweisgebersystems, also die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems im Detail, bestehen jedoch Gestaltungsspielräume.
Die Frage, ob das Unternehmen die interne Meldestelle im Unternehmen selbst oder bei einem externen Dritten einrichtet, ist nicht mitbestimmungspflichtig.
Aber das weitere Verfahren bezüglich der Bearbeitung der eingegangenen Hinweise bietet Spielräume für Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates.

Unternehmen sollten die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates auch dann beachten, wenn sie die interne Meldestelle bei einem externen Dritten wie Hinweisgeberexperte einrichten.

Wichtig: Der Betriebsrat hat kein Mitspracherecht, an welchen Dienstleister das Unternehmen die Errichtung und den Betrieb des Hinweisgebersystems vergibt. Hinweisgeberexperte begleitet Kunden in allen Fragen der Einbindung des Betriebsrats. Falls erwünscht, stellen wir auch spezialisierte Rechtsanwälte zur Verfügung.

2.3. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei Einstellung und Versetzung

Zudem sollten Unternehmen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei Einstellungen und Versetzungen gemäß § 99 BetrVG beachten. Bei der personellen Ausstattung der Meldestelle kann es sowohl zu Neueinstellungen als auch zu Versetzungen kommen. Letzteres wäre der Fall, wenn die Meldestellenfunktion auf einen oder mehrere Beschäftigte übertragen wird und sich dadurch deren Aufgabenbereich erheblich ändert.
Bei einem Outsourcing der Meldestelle an Dienstleister wie Hinweisgeberexperte stellt dieses Mitbestimmungsrecht kein Thema für die Unternehmen dar.

2.4. Unterrichtungs-, Beratungs- und Vorschlagsrechte bezüglich Berufsbildungsmaßnahmen

Schließlich sollten Unternehmen die Betriebsräte im Vorfeld etwaiger Schulungsmaßnahmen, die aufgrund der Errichtung und des Betriebs einer internen Meldestelle erforderlich werden, ordnungsgemäß nach §§ 96 ff. BetrVG beteiligen. Der Hintergrund: Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Beschäftigte dafür Sorge zu tragen haben, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen geschult werden. So möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass die in den Meldestellen eingesetzten Beschäftigten, über die für die Anwendung des Hinweisschutzgesetzes erforderlichen Fachkenntnisse verfügen und insbesondere die Vertraulichkeit der Identität der von einer Meldung betroffenen Personen wahren.

3. Beweislastumkehr bezüglich des Schutzes vor Repressalien

Zum Schutz der hinweisgebenden Person sieht das Hinweisgeberschutzgesetz ein Verbot von Repressalien vor. Als mögliche Repressalien kommen insbesondere der Ausspruch einer Kündigung, die Nichtberücksichtigung bei einer Beförderungsmöglichkeit, eine Versetzung oder die Versagung bzw. Reduzierung eines Bonus in Betracht. Um das Verbot von Repressalien möglichst effektiv auszugestalten, können sich hinweisgebende Personen im Zweifelsfall auf eine Beweislastumkehr berufen. Demnach muss die hinweisgebende Person nicht beweisen, dass es sich bei der behaupteten Benachteiligung um eine unzulässige Repressalie handelt. Vielmehr wird in diesen Fällen das Vorliegen einer Repressalie gesetzlich vermutet und der Arbeitgeber muss diese Vermutung widerlegen.

Auf diese Beweislastumkehr sollten sich die Unternehmen einstellen und bei geplanten Personalmaßnahmen strikt darauf achten, die Entscheidungsgrundlagen bei Personalentscheidungen gut zu dokumentieren.

Fragen

Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. In diesem Rahmen tauschen wir uns auch mit Ihrem Betriebsrat aus. Gerade Unternehmen mit knapp besetzten Rechtsabteilungen oder mit fehlender Compliance-Abteilung haben nachvollziehbare Schwierigkeiten, das Hinweisgeberschutzgesetz rechtskonform umzusetzen. Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten. Hinweisgeberexperte informiert Sie gerne über die konkreten Handlungspflichten. Melden Sie sich bei uns. Sie haben die Wahl zwischen einem Anruf, einer Email oder der direkten Buchung eines Termins mit unseren Experten.

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