Hinweisgeberschutzgesetz: Pflichten und Handlungsbedarf

Zwei wesentliche Pflichten für Betroffene

1. Einrichtung der Infrastruktur

Unser Hinweisgebersystem besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können.

Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:

Meldeweg 1 – Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie.

Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.

Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.

Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.

Müssen Meldewege anonyme Hinweise möglich machen?

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (Entwurf) sind Unternehmen nicht verpflichtet, Hinweisgebersysteme vorzuhalten, die die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen (§ 16 Abs. 1 HinSchG-E).

Wir empfehlen jedoch, auch anonyme Meldungen zu ermöglichen, um die Hemmschwelle zur Abgabe einer Meldung so gering wie möglich zu halten.

2. Betrieb des Hinweisgebersystems

Neben der Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist der tägliche Betrieb genauestens geregelt. Diese Vorgaben müssen betroffene Unternehmen einhalten, sonst drohen Sanktionen.

Nach dem Eingang eines Hinweises muss der Gegenstand des Hinweises und dessen Stichhaltigkeit geprüft werden. Zusätzlich muss das Unternehmen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten und ggfs. weitere Informationen anfordern (§ 17 Abs. 1 Nr. 2-5 HinSchG-E).

Hinweise und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 11 HinSchG-E) zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Die Frist zu einer ersten Rückmeldung (Empfangsbestätigung) beträgt sieben Tage, die Frist zu einer qualifizierten, inhaltlichen Rückmeldung beträgt drei Monate ab Eingang eines Hinweises.

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb einer
angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden (§
16 Abs. 3 S. 2 HinSchG-E).

Eine in der Praxis relevante Anforderung an den täglichen Betrieb ist die gesetzlich geforderte Unabhängingkeit der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.

Betroffene Unternehmen müssen nämlich eine unabhängige Person benennen, die eingehende Hinweise bearbeitet. Zur Gewährleistung der geforderten Unabhängigkeit der zur Hinweisbearbeitung beauftragten Personen empfehlen wir ausdrücklich zu regeln, dass diese Person nicht angewiesen werden können, Meldeverfahren in einer bestimmten Art und
Weise abzuschließen. Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden.

Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetzentwurf derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die praktische Umsetzung dieser Vorgabe sollte gerade bei technischen Lösungen mittels Berechtigungskonzepten
erfolgen.

Wenn Hinweisgeberexperte Ihr Hinweisgebersystem betreibt, erfüllen Sie sämtliche Anforderungen an den Betrieb des Hinweisgebersystems.

Ein Auszug unserer Kunden

Das sagen unsere Kunden:

Für uns als modernes Traditionsunternehmen war und ist ein vertrauenserweckendes und reibungslos funktionierendes Hinweisgebersystem ein sehr wichtiger Baustein nachhaltiger Unternehmensführung. Hinweisgeberexperte hat uns während der Implementierung sehr geholfen und betreut das System zu unserer größten Zufriedenheit. Ein weiterer Vorteil: Wir benötigen keine internen Ressourcen für die Erfüllung der neuen Gesetzespflichten.

Christian BrandLeitung Finanzen und Steuern, Evangelisches Siedlungswerk in Bayern GmbH

Auf Empfehlung kamen wir auf Hinweisgeberexperte. Das Team lieferte uns die perfekte Lösung für unser international ausgerichtetes Geschäftsmodell. Hinweisgeberexperte betreibt unser Hinweisgebersystem und ist vor allem unser Sparringspartner für Compliance-Fragen.

Martin StrackCEO Fackelmann GmbH + Co.KG

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen in der Brot- und Backwarenbranche mit höchsten Ansprüchen an Compliance. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance-Beauftragte dabei, diese Ansprüche umzusetzen.

Prof. Dr. Ulrike Detmers Geschäftsführende Gesellschafterin Mestemacher-Gruppe

Compliance ist im Finanzbereich die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Dazu gehört, sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen geltende Regeln kennen und befolgen. Als Compliance-Partner betreibt Hinweisgeberexperte das Hinweisgebersystem von portagon und unterstützt uns dabei, im Einklang mit geltendem Recht zu handeln.

Jamal El MalloukiGründer und Geschäftsführer, portagon GmbH

Als international tätiges und schnell wachsendes Unternehmen ist Compliance ein wichtiges Thema. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance Beauftragter dabei, den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Philipp SpretiCorporate Secretary, Agile Robots AG

Hinweisgeberexperte ist unser sehr bewährter Partner für Compliance und betreibt unser Hinweisgebersystem. Wir sind sehr zufrieden, denn alle Leistungen kommen schnell, unkompliziert und in sehr guter Qualität. Zudem informiert uns Hinweisgeberexperte regelmäßig über Compliance-Neuerungen – ein wertvoller Service, der sogar von der monatlichen Pauschale abgedeckt ist.

Dr. Norbert TeltschikVorstand Richard Köstner AG

Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
Anonymität für Hinweisgeber
Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
Einmalige Erstellung einer Compliance Richtlinie
Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz
Hinweis: Individuelle Sachverhaltsaufklärung nach eingehenden Hinweisen beauftragen Sie gesondert