Hinweisgeberschutzgesetz: Pflichten und Handlungsbedarf

Zwei wesentliche Pflichten für Betroffene

1. Einrichtung der Infrastruktur

Unser Hinweisgebersystem besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können.

Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:

 

Meldeweg 1 – Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie.

 

Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.

 

Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.

 

Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.

 

Müssen Meldewege anonyme Hinweise möglich machen?

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (Entwurf) sind Unternehmen nicht verpflichtet, Hinweisgebersysteme vorzuhalten, die die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen (§ 16 Abs. 1 HinSchG-E).

 

Wir empfehlen jedoch, auch anonyme Meldungen zu ermöglichen, um die Hemmschwelle zur Abgabe einer Meldung so gering wie möglich zu halten.

2. Betrieb des Hinweisgebersystems

Neben der Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist der tägliche Betrieb genauestens geregelt. Diese Vorgaben müssen betroffene Unternehmen einhalten, sonst drohen Sanktionen.

Nach dem Eingang eines Hinweises muss der Gegenstand des Hinweises und dessen Stichhaltigkeit geprüft werden. Zusätzlich muss das Unternehmen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten und ggfs. weitere Informationen anfordern (§ 17 Abs. 1 Nr. 2-5 HinSchG-E).

Hinweise und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 11 HinSchG-E) zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Die Frist zu einer ersten Rückmeldung (Empfangsbestätigung) beträgt sieben Tage, die Frist zu einer qualifizierten, inhaltlichen Rückmeldung beträgt drei Monate ab Eingang eines Hinweises.

 

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb einer
angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden (§
16 Abs. 3 S. 2 HinSchG-E).

Eine in der Praxis relevante Anforderung an den täglichen Betrieb ist die gesetzlich geforderte Unabhängingkeit der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.

Betroffene Unternehmen müssen nämlich eine unabhängige Person benennen, die eingehende Hinweise bearbeitet. Zur Gewährleistung der geforderten Unabhängigkeit der zur Hinweisbearbeitung beauftragten Personen empfehlen wir ausdrücklich zu regeln, dass diese Person nicht angewiesen werden können, Meldeverfahren in einer bestimmten Art und
Weise abzuschließen. Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden.

Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetzentwurf derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die praktische Umsetzung dieser Vorgabe sollte gerade bei technischen Lösungen mittels Berechtigungskonzepten
erfolgen.

Wenn Hinweisgeberexperte Ihr Hinweisgebersystem betreibt, erfüllen Sie sämtliche Anforderungen an den Betrieb des Hinweisgebersystems.

Erfüllung aller Pflichten durch Outsourcing an Hinweisgeberexperte. Hierzu habe wir unser Komplett-Paket entwickelt:

Starke Referenzen: Ein Auszug unserer Kunden