Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

1. Organisatorische Vorgaben

Das Hinweisgeberschutzgesetz in der atuellen Entwurfsfassung („HinSchG-E“) enthält zwingende verfahrensrechtliche Vorgaben zur Infrastruktur eines Hinweisgebersystems und dessen Betrieb.

 

So muss die Möglichkeit einer schriftlichen oder mündlichen Meldung bestehen (§ 16 Abs. 3 S. 1 HinSchG-E).

 

 

Hinweisgeberexperte empfiehlt sowohl schriftliche als auch mündliche und persönliche Meldemöglichkeiten.

 

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden (§ 16 Abs. 3 S. 2 HinSchG-E).

 

 

Nach dem Eingang eines Hinweises muss der Gegenstand des Hinweises und dessen Stichhaltigkeit geprüft werden. Zusätzlich muss das Unternehmen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten und ggfs. weitere Informationen anfordern (§ 17 Abs. 1 Nr. 2-5 HinSchG-E).

 

 

Die Lösung von Hinweisgeberexperte besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können.

 

Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:

 

Meldeweg 1 – Digitales System:
Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen
Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit
dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie.

 

Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit:
Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere
Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn
nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.

 

Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.

 

Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.

2. Möglichkeit des Outsourcing

Mit der Funktion einer internen Meldestelle können nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 14 HinSchGE) auch Dritte, etwa Dienstleister wie Hinweisgeberexperte, betraut werden (vgl. HinSchGE, S. 85).

 

 

Ein Vorteil: Ein Outsourcing schafft bei den Beschäftigten besonderes Vertrauen. Denn außerhalb des Unternehmens
stehende Dienstleister werden von hinweisgebenden Personen regelmäßig als neutrale Ansprechpartner angesehen.

3. Fristen und Rückmeldepflichten

Hinweise und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 11 HinSchG-E) zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

 

Die Frist zu einer ersten Rückmeldung (Empfangsbestätigung) beträgt sieben Tage, die Frist zu einer qualifizierten, inhaltlichen Rückmeldung beträgt drei Monate ab Eingang eines Hinweises.

 

Zu den Anforderungen an Rückmeldungen: Die Rückmeldung ist in § 17 Abs. 2 HinSchGE geregelt und soll die hinweisgebende Person in die Lage versetzen, sich ein Bild zu machen, ob möglicherweise eine anderweitige Folgemeldung oder eine Offenlegung des Sachverhalts notwendig ist.

 

Daher raten wir, Rückmeldungen an hinweisgebende Personen mit größtmöglicher Sorgfalt zu geben.

 

Wenn Hinweisgeberexperte mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt wird, werden Rückmeldungen von Hinweisgeberexperte vorgeschlagen und mit dem Unternehmen zusammen finalisiert.

4. Datenschutz

Jedes Hinweisgebersystem benötigt ein Datenschutzkonzept.

 

Hinweisgeberexperte bietet als Inklusivleistung des Komplett-Pakets ein Datenschutzkonzept für die Einrichtung und den Betrieb eines Hinweisgebersystems.

 

Warum braucht es ein Datenschutzkonzept?

 

Folgende Berührungspunkte mit dem Bereich Datenschutz müssen beachtet worden: Zum einen fallen datenschutzrechtliche Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (§ 2 Abs. 1 lit. p HinSchGE). Zum anderen enthält eine getätigte Meldung in aller Regel personenbezogene Daten und zwar auf verschiedene Betroffenenkategorien bezogen: Die hinweisgebende Person (soweit diese nicht anonym meldet), die bearbeitende Person in der Meldestelle, die die Meldung bearbeitet und die von der Meldung betroffene Personen, in der Regel also die Person, die sich einem Vorwurf ausgesetzt sieht, aber auch andere Personen, die etwa als Zeugen in Betracht kommen oder Geschädigte sind.

5. Unabhängingkeit des internen Bearbeiters

Eine in der Praxis relevante Anforderung an den täglichen Betrieb des internen Hinweisgebersystems ist die gesetzlich geforderte Unabhängigkeit der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.

Betroffene Unternehmen müssen nämlich eine unabhängige Person benennen, die eingehende Hinweise bearbeitet. Zur Gewährleistung der geforderten Unabhängigkeit der zur Hinweisbearbeitung beauftragten Personen empfehlen wir ausdrücklich zu regeln, dass diese Person nicht angewiesen werden können, Meldeverfahren in einer bestimmten Art und Weise abzuschließen. Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden.

Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind Meldekanäle nach dem HinSchG-E derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die praktische Umsetzung dieser Vorgabe sollte gerade bei technischen Lösungen mittels Berechtigungskonzepten erfolgen.

Wenn Hinweisgeberexperte zum Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt ist, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen.

6. Möglichkeit zu Anonymität

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 16 Abs. 1 HinSchGE) sind Unternehmen nicht verpflichtet, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen. Die Praxis zeigt allerdings, dass hinweisgebende Personen in einer Vielzahl von Fällen trotz entsprechender Schutzmaßnahmen nur dann bereit sind, Hinweise zu erteilen, wenn Anonymität möglich ist. Es gilt daher, die Hemmschwelle zur Abgabe eines Hinweises so niedrig wie möglich zu halten.

 

Im Sinne der Implementierung eines effektiven Hinweisgebersystems raten wir unseren Kunden zur Einrichtung von Systemen, die eine anonymisierte Informationsabgabe ermöglichen.

 

 

 

7. Keine Priorisierung der internen Meldestelle

Hinweisgeber haben ein freies Wahlrecht, ob sie sich zuerst an das interne Hinweisgebersystem wenden wollen oder ob sie zum Hinweisgebersystem einer Behörde melden wollen.

 

 

Hintergrund: Das Hinweisgeberschutzgesetz (§ 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG-E) bestimmt ein Wahlrecht des Hinweisgebers, ob die Meldung gegenüber einer internen oder externen Meldestelle erfolgt. Der Gesetzgeber bezeichnet dies als „freies Wahlrecht“.

8. Eine konzernweite Meldestelle

Eine aus Unternehmenssicht wichtige Verpflichtung des Hinweisgeberschutzgesetzes besteht in der Einrichtung eines internen Meldekanals für alle Konzernunternehmen. Anders als von der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit der Whistleblower-Richtlinie ursprünglich gefordert und daher auch in Deutschland vielfach befürchtet, lässt das Hinweisgeberschutzgesetz die Einrichtung zentraler Meldestellen im Konzern zu.

So funktioniert das Outsourcing der neuen Pflichten:

1. Sie beauftragen uns. Dies führt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes (= Umsetzung der EU-Whistleblowing Richtlinie).

2. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen. Ihr individualisiertes Hinweisgebersystem ist nun live.

3. Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.

4. Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.

5. Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem Hinweisgeber nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten – sonst darf der Hinweisgeber sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.

6.  Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.

 7. Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.

Komplett-Paket Hinweisgebersystem

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