Aufgaben der internen Meldestelle und deren Unabhängigkeit
Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt. Noch im Jahr 2022. Daher ist es Zeit, sich mit den Details der Regelungen auseinander zu setzen. Im Kern müssen betroffene Unternehmen müssen folgende Anforderungen an ihre Meldestelle stellen: Unabhängigkeit, keine Interessenskollisionen, Fachkunde. Im folgenden Artikel erklären wir die Anforderungen an eine unternehmensinterne Meldestelle.
Um was geht es?
Institutionelles Kernstück des Hinweisgeberschutzgesetzes sind die internen und externen Meldestellen, die hinweisgebenden Personen für eine Meldung von Verstößen zur Verfügung stehen. Entsprechend dem Hinweisgeberschutzgesetz sind hinweisgebende Personen frei darin, für ihre Meldung die internen oder unmittelbar die externen Stellen von Behörden zu wählen.
Vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffene Unternehmen müssen also eine interne Meldestelle einrichten, die Hinweise der Beschäftigten entgegennimmt. Die Meldestelle benötigt an erster Stelle Meldewege, also Möglichkeiten für Hinweisgeber, die Meldestelle (=internes Hinweisgebersystem) zu erreichen. Diese Wege sollten schriftliche und mündliche Meldungen ermöglichen und können zum Beispiel aus einem digitalen System und einer Telefonhotline bestehen.
Eine in der Praxis sehr relevante Anforderung an den täglichen Betrieb des internen Hinweisgebersystems ist die gesetzlich geforderte Unabhängigkeit der Meldestelle, also der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.
Was sagt das Gesetz?
§ 15 Abs. 1 HinSchG-E lautet:
„Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.“
Gesetzesbegründung:
Der Gesetzgeber begründet die Anforderungen an die Unabhängigkeit der Meldestelle wie folgt:
„Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden.“ (HinSchG-E, S. 92).“
Der Gesetzgeber bleibt ersichtlich im unbestimmten Bereich. Klar ist, dass die Person, die die Meldestelle betreibt, grundsätzlich unabhängig sein muss, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Die beauftragte Person darf aber keinem Interessenkonflikt ausgesetzt sein.
Weitere Anforderung: Fachkunde:
Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden.
Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind Meldekanäle nach dem HinSchG-E derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Weitere Aufgaben der Meldestelle:
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört neben dem Betreiben des Hinweisgebersystems die Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Auch zu den Aufgaben einer internen Meldestelle gehört das Ergreifen von Folgemaßnahmen nach dem Eingang eines Hinweises. Folgemaßnahmen sind zum Beispiel interne Untersuchungen und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber. Eine weitere Aufgabe der internen Meldestelle ist es, für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren zur Verfügung zu stellen.
Wie sollen Unternehmen damit umgehen?
Unternehmen mit einer eingespielten Compliance-Struktur werden keine Schwierigkeiten haben, passendes, internes Personal mit den Aufgaben der Meldestellen zu betrauen. Unternehmen ohne eine solche Organisation stehen vor Herausforderungen.
Der pragmatische und rechtssichere Ausweg: Unternehmen können einen externen Dienstleister wie Hinweisgeberexperte mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Ihr Autor: Dr. Maximilian Degenhart, Compliance Officer (TÜV) und Rechtsanwalt, Geschäftsführer Hinweisgeberexperte.de.
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