Hinweisgebersysteme für die Logistik- und Verkehrswirtschaft

Wir sind der Partner für das Outsourcing der neuen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir stellen Logistikfirmen ein individualisiertes Hinweisgebersystem zur Verfügung und betreiben dieses Hinweisgebersystem im Alltag.
Wir unterstützen zusätzlich in Sondersituationen (Erstellung von Compliance Regelwerken, Beratung im Einzelfall, Einrichtung von Compliance Management Systemen).

Unsere Leistungen für die Logistik- und Verkehrswirtschaft

Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem besteht aus einer digitalen Meldeplattform für Hinweisgeber und mehreren klassischen Kommunikationswegen (Telefon, persönliche Treffen, TEAMS Meetings, Post). Diese einzelnen Meldewegen bilden unser Hinweisgebersystem. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu Ihrem Logistikunternehmen eingegangen ist und können nach Rücksprache mit Ihnen mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.

Betrieb des Hinweisgebersystems

Wir betreiben das Hinweisgebersystem im Alltag. Das bedeutet: Nach Eingang einer Meldung wird von unseren Experten ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und Ihre Organisation kann Stellung hierzu nehmen. Wir übernehmen den gesamten Prozess. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Die individuelle Bearbeitung jedes eingehenden Hinweises ist Teil unseres Komplett-Pakets.

Das sagen unsere Kunden:

Für uns als modernes Traditionsunternehmen war und ist ein vertrauenserweckendes und reibungslos funktionierendes Hinweisgebersystem ein sehr wichtiger Baustein nachhaltiger Unternehmensführung. Hinweisgeberexperte hat uns während der Implementierung sehr geholfen und betreut das System zu unserer größten Zufriedenheit. Ein weiterer Vorteil: Wir benötigen keine internen Ressourcen für die Erfüllung der neuen Gesetzespflichten.

Christian BrandLeitung Finanzen und Steuern, Evangelisches Siedlungswerk in Bayern GmbH

Auf Empfehlung kamen wir auf Hinweisgeberexperte. Das Team lieferte uns die perfekte Lösung für unser international ausgerichtetes Geschäftsmodell. Hinweisgeberexperte betreibt unser Hinweisgebersystem und ist vor allem unser Sparringspartner für Compliance-Fragen.

Martin StrackCEO Fackelmann GmbH + Co.KG

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen in der Brot- und Backwarenbranche mit höchsten Ansprüchen an Compliance. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance-Beauftragte dabei, diese Ansprüche umzusetzen.

Prof. Dr. Ulrike Detmers Geschäftsführende Gesellschafterin Mestemacher-Gruppe

Compliance ist im Finanzbereich die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Dazu gehört, sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen geltende Regeln kennen und befolgen. Als Compliance-Partner betreibt Hinweisgeberexperte das Hinweisgebersystem von portagon und unterstützt uns dabei, im Einklang mit geltendem Recht zu handeln.

Jamal El MalloukiGründer und Geschäftsführer, portagon GmbH

Als international tätiges und schnell wachsendes Unternehmen ist Compliance ein wichtiges Thema. Hinweisgeberexperte unterstützt uns als externer Compliance Beauftragter dabei, den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Philipp SpretiCorporate Secretary, Agile Robots AG

Hinweisgeberexperte ist unser sehr bewährter Partner für Compliance und betreibt unser Hinweisgebersystem. Wir sind sehr zufrieden, denn alle Leistungen kommen schnell, unkompliziert und in sehr guter Qualität. Zudem informiert uns Hinweisgeberexperte regelmäßig über Compliance-Neuerungen – ein wertvoller Service, der sogar von der monatlichen Pauschale abgedeckt ist.

Dr. Norbert TeltschikVorstand Richard Köstner AG

Starke Referenzen - Auszug unserer Kunden:

Logistikunternehmen und Verkehrsbetriebe ab 50 Beschäftigten werden durch das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten.

Die Liste denkbarer Meldungen von Hinweisgebern an das Hinweisgebersystem von Baufirmen ist lang: Beispielhaft können Beschäftigte Hinweise zu folgenden Sachverhalten an das Hinweisgebersystem Ihres Unternehmen der Logistik- oder Verkehrswirtschaft abgeben:

Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen
Verstöße gegen Datenschutzrecht
Verstöße gegen Zollrecht
Und viele mehr

Hinweisgeberexperte betreut eine größere Anzahl international tätiger Logistiker und Verkehrsbetriebe.

Gefahren bei fehlendem Hinweisgebersystem

Existiert kein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Hinweisgebersystem bei Firmen der Logistikbranche und der Verkehrswirtschaft, ist dies nachteilig, denn: Hinweisgeber wollen sich mitteilen, wenn nicht beim eigenen Arbeitgeber, dann bei einer dritten Stelle.

Falls Logistikfirmen kein internes Hinweisgebersystem anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrer eigenen Organisation keine Hinweisgebersysteme vorfinden.

Arbeitgeber, welche das interne Hinweisgebersystem nicht einrichten oder fehlerhaft umsetzen, zum Beispiel nicht fachkundige Beschäftigte* damit betrauen, riskieren hohe Bußgelder.

Eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR droht, wenn Arbeitgeber gegen Vorgaben zum Betrieb des Hinweisgebersystems verstoßen.

Die für die interne Meldestelle zuständigen Beschäftigten müssen hier aufpassen. Ihnen drohen auch persönliche Inanspruchnahmen.

Wird kein Hinweisgebersystem eingerichtet, drohen Bußgelder bis zu EUR 20.000,00.

Einen ausführlichen Bericht zu möglichen Bußgeldern finden Sie hier.

Gefahr: Reputationsschäden

Hinweisgeber sich statt an das eigene Unternehmen direkt an eine Behörden oder gar die Öffentlichkeit wendet. Hier zeigt sich der Vorteil eines eigenen Hinweisgebersystems, das von einem Dienstleister wie Hinweisgeberexperte betreut wird.

Ihre Firma hat keinen externen Compliance-Beauftragten oder Ombudsmann?

Wenn sich ein Hinweisgeber in unkontrollierter Weise an die Öffentlichkeit wendet, kann es passieren, dass auch böswillige oder unplausible Falschmeldungen bekannt werden. Und ist eine solche Falschmeldung erst einmal im Umlauf, bleibt oftmals auch etwas hängen. Zudem besteht die Gefahr, dass Behörden, zum Beispiel der Zoll, auf das Unternehmen aufmerksam werden. Schützen Sie daher Ihre Reputation und beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bereitstellung und dem Betrieb eines eigenen Hinweisgebersystems.

Sie möchten Ihre Logistik- und Verkehrswirtschaft auf das neue Gesetz vorbereiten?

Fordern Sie jetzt Ihre gratis Checkliste an, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Erhalten Sie zudem regelmäßig aktuelle Rechts-Updates.

Kostenlos für Sie erstellt von Rechtsanwalt Dr. Maximilian Degenhart

Hinweisgebersystem: Recht & Technik aus einer Hand

Unser Komplett-Paket beinhaltet alles, um Compliance-Grundstrukturen aufzubauen und das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Hierfür berechnen wir eine monatliches Bereitstellungsgebühr. Weitere Einrichtungsgebühren oder sonstige versteckte Kosten fallen nicht an.

Komplett-Paket: Inklusivleistungen

Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
Einrichtung des Hinweisgebersystems und Untrerstützung der zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei den notwendigen Schritten:
- Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
- Anonymität für Hinweisgeber
- Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen mit Kategorisierung der Hinweise
- Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
- Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
- Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
- Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz

Besonderheiten bei Hinweisgebersystemen bei Logistikunternehmen und Verkehrsbetrieben

Hinweisgeberexperte als externer Dienstleister trägt den Besonderheiten der Logistikbranche Rechnung. Dies beginnt bei der Frage der branchentypischen Regelungen und endet bei unserem tiefen Verständnis für die Arbeitsabläufe in der Logistik- und Verkehrsbranche, so zum Beispiel die hohe Anzahl fremdsprachiger Beschäftigter. Wir bieten unter anderem sämtliche ost- und süd-ost -europäischen Sprachen für unser Hinweisgebersystem an.

Wie funktioniert die Implementierung unseres Hinweisgebersystems?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte über unser Komplett-Paket (inkl. Compliance Starterkit) und Livedemo unserer Lösung.

Schritt 2

Analyse Ihres Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen und Auftragserteilung.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte stellt Ihnen das neue individualisierte Hinweisgebersystem zur Verfügung.

Schritt 4

Sie informieren Ihre Beschäftigten über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere analogen Erreichbarkeiten. Dies kann per E-Mail oder per Veröffentlichung im Intranet/Internet erfolgen.

Schritt 5

Das neue Hinweisgebersystem ist eingerichtet und Sie haben die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt.