Digitales Hinweisgebersystem

Wir bieten Software und persönliche Beratung in einem Komplett-Paket: Recht und Technik aus einer Hand. Unsere Software ist ein digitales Hinweisgebersystem (= anonyme, webbasierte Meldeplattform für Hinweisgeber). Unser Hinweisgebersystem ist zertifiziert und läuft auf deutschen Servern.

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Unser Leistungspaket

Hinweisgebersystem und
Hinweisgeber-Management

Erfahren Sie hier, was unser digitales Hinweisgebersystem bietet.

Meldeplattform

 

Unser digitales Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist und können nach Rücksprache mit dem Kunden mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren. Die individuelle Bearbeitung eingehender Hinweise ist Teil unseres Komplett-Pakets.

Case Management Funktion

 

Unser digitales Hinweisgebersystem ist mehr als eine reine Meldeplattform. Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen. Hinsichtlich der Stellungnahme können wir Sie beraten, falls gewünscht. Der Vorgang selbst wird dokumentiert („Audit Trail“). Diese Funktionen bilden die sogenannte „Case Management Funktion“.

Leicht zu installierende Software (SaaS)

 

Das Freischalten unseres digitalen Hinweisgebersystems funktioniert einfach und schnell: Nach Buchung des Komplett-Pakets erhalten Sie einen Zugangslink für Ihr neues digitales Hinweisgebersystem. Die Installation erfordert keine spezifischen IT-Kenntnisse. Veröffentlichen Sie den Link zu Ihrem neuen Hinweisgebersystem sowie unsere Kontaktdaten innerhalb Ihrer Organisation, zum Beispiel im Intranet, im Internet oder in der Hauspost. Ihr digitales Hinweisgebersystem von Hinweisgeberexperte ist nun einsatzbereit und Sie sind 100 Prozent rechtskonform hinsichtlich Ihrer neuen Compliance-Pflichten.

Persönliche Erreichbarkeit

Unser Vertrauen in modernste Technik ist groß, aber nicht grenzenlos: Daher können Hinweisgeber uns auch analog (telefonisch oder persönlich) treffen, wenn sie dies wünschen.

Neben Erreichbarkeit ist individuelle Betreuung Teil unseres Komplett-Paktes. Unser Team, bestehend aus Juristen, übernimmt für Ihre Organisation die Entgegennahme von Meldungen über unser digitales Hinweisgebersystem, per E-Mail, per Whistleblowing-Hotline oder per persönlichem Treffen und führt eine erste Überprüfung der Meldungen durch.

Im Rahmen der Überprüfung plausibilisieren wir alle Hinweise. Ist der Fall von Relevanz, erhalten Sie innerhalb von 72 Stunden Meldung über den konkreten Inhalt des Hinweises mitsamt einer Kategorisierung des Hinweises und Handlungsempfehlungen. Des Weiteren leiten wir auf Wunsch einen Untersuchungsprozess ein und unterstützen im laufenden Prozess bei den Ermittlungsmaßnahmen. Dabei gewährleisten wir uneingeschränkt die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit.

Marktüberblick

Wie finde ich meine Lösung zur Erfüllung der neuen gesetzlichen Pflichten?

Unübersichtliches Angebot

 

Es gibt eine Vielzahl von Softwareanbietern, die digitale Hinweisgebersysteme anbieten. Diese Dienstleister beschränken sich in aller Regel auf das Angebot von reiner Software. Nur Hinweisgeberexperte bietet Software und Beratung in einem Komplett-Paket.

Geschultes Personal

 

Mit Software alleine erfüllen Sie jedoch keine gesetzlichen Pflichten, denn Sie brauchen zusätzlich geschultes und vertrauenswürdiges Personal. Nur mit solchem Personal können Sie eingehende Meldungen angemessen prüfen und reagieren. Im besten Fall können Sie den Hinweisgeber durch vertrauenswürdige Maßnahmen befriedigen und den möglichen Missstand beheben, um so weitere Verstöße, externe Ermittlungen und Meldungen an die Öffentlichkeit zu vermeiden.

Interne Glaubwürdigkeit

 

Wenn Sie nicht über solches Personal verfügen, müssen Sie entsprechend einstellen oder vorhandene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiterbilden. Denn ab Eingang einer Meldung eines Hinweisgebers müssen Sie als Kunde Fristen beachten und die Meldungen bewerten. Zudem muss Ihr internes Personal die Anonymität des Hinweisgebers wahren, was schwierig ist, wenn sich in Ihrer Organisation „jeder kennt“. Dies kann dazu führen, dass die möglichen Hinweisgeber kein Vertrauen in Ihr internes System fassen. Die Folge: Hinweisgeber schlagen nicht erst intern Alarm, sondern wenden sich direkt an externe Behörden oder die Öffentlichkeit, was sie von Gesetzes wegen dürfen.

Diskretion

Durch die Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten minimieren Sie diese Gefahr. Denn der externe Compliance-Beauftragte stellt neben einer marktgängigen Hinweisgeber-Software auch persönliche Ansprechbarkeit und Expertise sicher. So kann Anonymität und Diskretion gewährleistet werden.

Wie funktioniert die Installation eines digitalen Hinweisgebersystems?

 

Die Installation

 

  • Schritt 1: Gespräch mit Hinweisgeberexperte über die Funktion des externen Compliance-Beauftragten und des digitalen Hinweisgebersystems (inkl. Livedemo).
  • Schritt 2: Analyse Ihres Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen und Auftragserteilung.
  • Schritt 3: Hinweisgeberexperte stellt Ihnen einen Link und analoge Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Schritt 4: Sie informieren Ihre Beschäftigten über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere Erreichbarkeit. Dies kann per Email, per Hauspost, oder per Veröffentlichung im Intranet/ Internet erfolgen.
  • Schritt 5: Das digitale Hinweisgebersystem als Teil unser Funktion als externer Compliance-Beauftragter ist eingerichtet und Sie haben die neuen Whistleblower-Pflichten erfüllt.

 

Kernelemente unseres digitalen Hinweisgebersystems

Ein digitales Hinweisgebersystem sollte neben der Kombination aus persönlicher Erreichbarkeit und Expertise durch einen externen Compliance-Beauftragten Zertifikate und inländische Serverstandorte vorweisen. Nur so stellen Sie Ihre Datensicherheit sicher.

Hinweisgeberexperte nutzt ein digitales Hinweisgebersystem mit einem Serverstandort in Bayern. Das von uns genutzte Whistleblowing System wurde vielfach zertifiziert:

  • ISO/IEC 27001 zertifiziertes deutsches Rechenzentrum
  • ISO/IEC 27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem
  • Penetration-Test-Zertifikat Hinweisgebersystem
  • Datenschutzmanagement geprüft und konform (ISO/IEC 27701)

Die wichtigsten Fragen zum digitalen Hinweisgebersystem

 

Die betroffenen Unternehmen und Kommunen haben zur Ermöglichung des Whistleblowings vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen oder die Kommune dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. Die Bundesrepublik Deutschland ist verpflichtet, „angemessene und abschreckende Sanktionen“ u. a. für den Fall einzuführen, dass Arbeitgeber gegen die Pflicht verstoßen, die Vertraulichkeit der Identität von Whistleblowern zu wahren oder keine geeigneten Folgemaßnahmen einzuleiten bzw. Repressalien gegen Hinweisgeber ergreifen.

Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance-Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance Kultur des Unternehmens oder der Kommune. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Ein digitales Hinweisgebersystem kostet ca. EUR 249 pro Monat.

Die von dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden oder Kommune ab 10.000 Einwohnern) erfüllt mit dem Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems und der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten ihre neuen gesetzlichen Pflichten. Ein digitales Hinweisgebersystem ist zudem ein wichtiger Baustein eines Compliance-Management-Systems.

Sofern die von dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblower Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden oder Kommune ab 10.000 Einwohnern) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance-Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeitende, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten nicht notwendig sind.

Man sucht einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance-Beauftragten anbietet oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.

Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance-Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte ist genau so ein Dienstleister: wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance-Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie der EU Whistleblower Richtlinie.