Wir sind Ihr Externer Compliance-Beauftragter: Recht und Technik aus einer Hand

Wir stellen ein digitales & analoges Hinweisgebersystem zur Verfügung
Wir betreiben das Hinweisgebersystem und sind Ihr Compliance Beauftragter und Ansprechpartner für Ihre Beschäftigten
Wir prüfen eingehende Hinweise individuell durch zertifizierte Experten und geben konkrete Handlungsempfehlungen
Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über Ihre zukünftigen Gesetzespflichten. So sinkt Ihr Haftungsrisiko

Unsere Leistungen:

Ombudsfunktion|Hinweisgeber-Management|Hinweisgebersystem

Unser Team, bestehend aus Juristen, übernimmt für Ihre Organisation die Entgegennahme von Meldungen über unser digitales Hinweisgebersystem, per E-Mail, per Whistleblowing-Hotline oder per persönlichem Treffen und führt eine erste Überprüfung der Meldungen durch.

Im Rahmen der Überprüfung plausibilisieren wir alle Hinweise. Ist der Fall von Relevanz, erhalten Sie innerhalb von 72 Stunden Meldung über den konkreten Inhalt des Hinweises mitsamt einer Kategorisierung des Hinweises und Handlungsempfehlungen. Des Weiteren leiten wir auf Wunsch einen Untersuchungsprozess ein und unterstützen im laufenden Prozess bei den Ermittlungsmaßnahmen. Dabei gewährleisten wir uneingeschränkt die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit.

Teil unserer Leistungen ist ein digitales Hinweisgebersystem. Unser Hinweisgebersystem ist eine browserbasierte Meldeplattform zur anonymen und vertraulichen Abgabe von Hinweisen. Die Software dient als Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missständen.

Wir agieren als Ihr externer Compliance-Beauftragter und kooperieren mit Ihnen und Ihren Beschäftigten sowie Dritten (unter anderem: Lieferanten, Kunden).

Der Prozess

1. Sie beauftragen uns. Dies führt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes (= Umsetzung der EU-Whistleblowing Richtlinie).
2. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen.

3. Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.
4. Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.
5. Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem Hinweisgeber nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten - sonst darf der Hinweisgeber sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.
6. Optional: Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.
7. Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.

Unser Angebot für Sie:

Komplett-Paket

Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
Anonymität für Hinweisgeber
Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
Einmalige Erstellung einer Compliance Richtlinie
Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz
Hinweis: Individuelle Sachverhaltsaufklärung nach eingehenden Hinweisen beauftragen Sie gesondert

Wie funktioniert unsere Beauftragung?

Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte.de über die Funktionen des externen Compliance-Beauftragten und unser Hinweisgebersystem (inkl. Livedemo).

Schritt 2

Sie beauftragen uns mit der Übernahme der Funktion des externen Compliance-Beauftragten und der Bereitstellung eines Hinweisgebersystems.

Schritt 3

Hinweisgeberexperte.de stellt Ihnen eine individuelle Compliance-Richtlinie und einen Link sowie analoge Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.

Schritt 4

Sie stellen Ihren Mitarbeiter:Innen und Dritten unsere Kontaktdaten sowie den Link zu unserem digitalen Hinweisgebersystem zur Verfügung (per Email, per Hauspost, per Veröffentlichung im Intranet/ Internet).

Schritt 5

Hinweisgeberexperte.de ist Ihr externer Compliance-Beauftragter und Sie erfüllen Ihre neuen gesetzlichen Pflichten.

Wie finde ich das passende Hinweisgebersystem?

Es gibt eine Vielzahl von Softwareanbietern, die Hinweisgebersysteme zur Verfügung stellen. Diese Angebote gleichen sich in einem Punkt: Die jeweiligen Anbieter bieten letzlich alle eine ähnliche Software. Nicht alle Anbieter verfügen über die Zertifizierungen wie Hinweisgeberexperte, aber alle bieten digitale Hinweisgebersysteme an.

Wir bieten neben reiner Technik auch Compliance Expertise. Wir betreiben das Hinweisgebersystem, stehen Hinweisgebern persönlich zur Verfügung und bearbeiten Hinweise. Hierzu gehört eine Plausibilitätsprüfung sowie eine Kategorisierung aller eingehenden Hinweise.

Die Folge: Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße.

Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.

Die wichtigsten Fragen zum externen Compliance-Beauftragten

Welche Aufgaben hat ein externer Compliance-Beauftragter?

Hinweisgeberexperte.de als externer Compliance-Beauftragter erfüllt die Whistleblower Pflichten der Kunden und stärkt die Compliance Kultur der Organisation. Zudem verhindert der externe Compliance-Beauftragte, dass sich potentielle Hinweisgeber direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Was kostet ein externer Compliance-Beauftragter?

Unser Komplett-Paket gibt es ab EUR 249 pro Monat.

Was sind die Vorteile eines externen Compliance-Beauftragten?

Die von der Whistleblower-Gesetzgebung betroffenen Organisationen erfüllen mit der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten ihre gesetzlichen Pflichten, ohne internes Personal damit beauftragen zu müssen und hohe Kosten zu verursachen. Mögliche Hinweisgeber wenden sich im Zweifel eher an einen Compliance-Beauftragten als an Behörden oder an die Öffentlichkeit.

Wie beauftragt man einen externen Compliance-Beauftragten?

Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet der externe Compliance-Beauftragte, mit dem Sie die neuen Pflichten der EU Whistleblower Richtlinie erfüllen.

Sie haben keinen externen Compliance-Beauftragten und keine internen, qualifizierten Mitarbeiter:Innen?

Wasser sucht sich seinen Weg. Das bedeutet für Sie: Mögliche Hinweisgeber wollen sich mitteilen. Falls Sie keine passenden Kanäle anbieten, wird sich der potentielle Hinweisgeber erfahrungsgemäß direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.

Diese Erfahrung hat der Gesetzgeber aufgegriffen und Behörden verpflichtet, eigene Hinweisgebersysteme einzurichten, um möglichen Hinweisgebern einen anonymen Meldekanal anzubieten, falls diese in ihrem eigenen Unternehmen oder der eigenen Kommune keine Hinweisgebersysteme vorfinden.

Der Hinweisgeber darf sich aussuchen, ob er zuerst zur Behörde oder zu Ihnen geht, um Alarm zu schlagen.

Schützen Sie daher Ihr Unternehmen und Ihre Kommune vor den Folgen des Fehlens eines Compliance-Beauftragten. Und schützen Sie auch sich selbst als Entscheidungsträger. Mit der Beauftragung eines professionellen Dienstleisters wie Hinweisgeberexperte.de, der sich um die Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie kümmert. Sprechen Sie mit uns.