Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält zwingende verfahrensrechtliche Vorgaben zur Infrastruktur eines Hinweisgebersystems und dessen Betrieb.
So muss die Möglichkeit einer schriftlichen oder mündlichen Meldung bestehen.
Hinweisgeberexperte empfiehlt sowohl schriftliche als auch mündliche und persönliche Meldemöglichkeiten.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden.
Nach dem Eingang eines Hinweises muss das Unternehmen den Gegenstand des Hinweises und dessen Stichhaltigkeit prüfen. Zusätzlich muss das Unternehmen mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten und ggfs. weitere Informationen anfordern. Unter Umständen muss das Unternehmen Folgemaßnahmen einleiten.
Die Lösung von Hinweisgeberexperte besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können. Hinweisgeberexperte überwacht das System und gewährleistet für mittlerweile über 350 Kunden das Hinweisgeber-Management.
Folgende vier Meldewege bilden unser Hinweisgebersystem:
Meldeweg 1 – Digitales System:
Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit
dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Meldeweg 2 – Telefonische Erreichbarkeit:
Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.
Meldeweg 3 – Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen bzw. TEAMS-Meetings vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.
Meldeweg 4 – Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.
Eine in der Praxis relevante Anforderung an den täglichen Betrieb des internen Hinweisgebersystems ist die gesetzlich geforderte Unabhängigkeit der Meldestelle, also der Person(en), die Hinweise über das interne Hinweisgebersystem entgegennimmt.
Das Gesetz lautet hierzu wörtlich: „Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.“
Betroffene Unternehmen müssen also folgende Anforderungen an ihre Meldestelle stellen:
Unabhängigkeit, keine Interessenskollisionen.
Unternehmen haben außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die benannte Person über die notwendige Fachkunde verfügt. Unternehmen können Beschäftigte mittels Schulung oder Weiterbildung entsprechend fortbilden.
Unter Berücksichtigung des „need to know“-Prinzips sind Meldekanäle nach dem HinSchG derart auszugestalten, dass nur die zuständigen Personen (und sie hierbei unterstützende Personen) Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Wenn Hinweisgeberexperte zum Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt ist, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen, denn unsere Experten verfügen insbesondere über die geforderte Fachkunde.
Details zu den Anforderungen an Fachkunde finden Sie in diesem Beitrag.
Hinweise und Rückmeldungen an hinweisgebende Personen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz („HinSchG“) zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist nach einer bestimmten Frist nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
Die Frist zu einer ersten Rückmeldung (Empfangsbestätigung) beträgt sieben Tage, die Frist zu einer qualifizierten, inhaltlichen Rückmeldung beträgt drei Monate ab Eingang eines Hinweises.
Zu den Anforderungen an Rückmeldungen: Die Rückmeldung soll die hinweisgebende Person in die Lage versetzen, sich ein Bild zu machen, ob möglicherweise eine anderweitige Folgemeldung oder eine Offenlegung des Sachverhalts notwendig ist.
Daher raten wir, Rückmeldungen an hinweisgebende Personen mit größtmöglicher Sorgfalt zu geben.
Wenn Hinweisgeberexperte mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt wird, werden Rückmeldungen von Hinweisgeberexperte vorgeschlagen und mit dem Unternehmen zusammen finalisiert.
Jedes Hinweisgebersystem benötigt ein Datenschutzkonzept.
Hinweisgeberexperte bietet als Inklusivleistung des Komplett-Pakets ein Datenschutzkonzept für die Einrichtung und den Betrieb eines Hinweisgebersystems.
Warum braucht es ein Datenschutzkonzept?
Folgende Berührungspunkte mit dem Bereich Datenschutz müssen beachtet werden: Zum einen fallen datenschutzrechtliche Verstöße in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Zum anderen enthält eine getätigte Meldung in aller Regel personenbezogene Daten und zwar auf verschiedene Betroffenenkategorien bezogen: Die hinweisgebende Person (soweit diese nicht anonym meldet), die bearbeitende Person in der Meldestelle, die die Meldung bearbeitet und die von der Meldung betroffenen Personen, in der Regel also die Person, die sich einem Vorwurf ausgesetzt sieht, aber auch andere Personen, die etwa als Zeugen in Betracht kommen oder Geschädigte sind.
Mit der Funktion einer internen Meldestelle können nach dem Hinweisgeberschutzgesetz auch Dritte, etwa Dienstleister wie Hinweisgeberexperte, betraut werden.
Ein Vorteil: Ein Outsourcing schafft bei den Beschäftigten besonderes Vertrauen. Denn außerhalb des Unternehmens stehende Dienstleister werden von hinweisgebenden Personen regelmäßig als neutrale Ansprechpartner angesehen.
Anonyme Meldungen sollten nach ihrem Eingang bearbeitet werden. Jedoch besteht weiterhin keine Pflicht, anonyme interne Meldungen zu ermöglichen.
Was folgt daraus für die verpflichteten Unternehmen? Wir gehen mit der absoluten Mehrheit der Rechtspraxis von einer Bearbeitungspflicht von substantiierten anonymen Meldungen aus. Dies folgt auch aus §130 OWiG.
Daneben halten wir es für sehr wichtig, Hemmschwellen für Meldungen abzubauen. Daher empfehlen wir die Ermöglichung anonymer Meldungen.
Hinweisgeber haben ein freies Wahlrecht, ob sie sich zuerst an das interne Hinweisgebersystem wenden wollen oder ob sie ihren Hinweis im Hinweisgebersystem einer Behörde melden wollen.
Hintergrund: Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt ein Wahlrecht des Hinweisgebers, ob die Meldung gegenüber einer internen oder externen Meldestelle erfolgt. Zwar heißt es im Gesetz, dass der Hinweisgeber zuerst an das Unternehmen melden „sollte“, was aber eben kein „müssen“ bedeutet.
1. Sie beauftragen uns. Dies führt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes.
2. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen. Ihr individualisiertes Hinweisgebersystem ist nun live.
3. Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.
4. Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.
5. Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem Hinweisgeber nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten – sonst darf der Hinweisgeber sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.
6. Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.
7. Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.
Recht und Technik aus einer Hand – One-Stop-Shop: Wir bieten eine technische Lösung & den Betrieb des Hinweisgebersystems inkl. Beratung & Management eingehender Hinweise.
Auslagerung an Compliance-Experten.
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Verschwiegenheit für alle Inhalte und Meldungen.
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Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Hinweisgebersysteme aus internen als auch externen Meldekanälen zu schaffen, um Hinweisgebern konkrete Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen zu geben. Gleichzeitig sollen Hinweisgeber vor arbeitsrechtlichen Sanktionen und Repressalien geschützt werden. Hinweisgeber dürfen, wenn sie einen Verstoß gemeldet haben, nicht gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden. In der Vergangenheit galten Hinweisgeber, die interne Missstände und Verstöße in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Behörde gemeldet haben, oft als Denunzianten und erlitten Benachteiligungen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt den Hinweisgeber arbeitsrechtlich vor Sanktionierungen. Dem Arbeitgeber ist es verboten, arbeitsrechtlich benachteiligende Maßnahmen gegenüber dem Hinweisgeber vorzunehmen. Hierzu gehört auch das Verbot informeller Maßnahmen, wie Mobbing. Verstößt das Unternehmen hiergegen und sanktioniert den Hinweisgeber dennoch, droht dem Unternehmen selbst eine Sanktionierung, etwa in Form eines Bußgelds.
Als Whistleblowing bezeichnet man die Meldung über Rechtsverstöße oder unethische Verhaltensweisen innerhalb einer Organisation durch eine organisationsinterne Person oder einen Dritten, den sog. Whistleblower oder Hinweisgeber. Der Hinweis kann dabei an die betroffene Organisation, Behörde oder die Öffentlichkeit erfolgen. Der Hinweisgeber kann seine Identität zu erkennen geben oder anonym agieren.
Das Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft und verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, eine interne Meldestelle (= internes Hinweisgebersystem) zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben.
Darüber hinaus schützt das neue Gesetz Hinweisgeber nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).
Neben den Arbeitgebern selbst müssen Bund und Länder so genannte „externe Meldestellen“ einrichten, an die sich Hinweisgeber wenden können.
Hinweisgeber haben die explizite Wahl zwischen einer „internen“ Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer „externen“ Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.
Interne wie externe Meldekanäle müssen nach dem geänderten HinSchG jetzt doch ab 1. Januar 2025 die Möglichkeit der anonymen Meldung und der nachfolgenden anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber bereitstellen. Während die Bearbeitung anonymer Meldung im Referentenentwurf bloß empfohlen wurde, fand sich im Regierungsentwurf eine Soll-Vorschrift. Nunmehr ist die Bearbeitung anonymer Meldungen Pflicht (vgl. § 16 Abs. 1 S. 4-6 HinSchG). Aus Compliance-Sicht ist diese Änderung begrüßenswert, da sie eine weitere potentielle Hemmschwelle für Hinweisgeber abbaut.
Für diejenigen Unternehmen, deren Meldekanal bisher der klassische „Kummerkasten“ (Briefkasten) war, wird diese Änderung mit Aufwand verbunden sein. Ein solcher Briefkasten dürfte dem Erfordernis nach anonymer Kommunikation nicht gerecht werden. Offen bleibt, ob die einfache E-Mail-Adresse als Meldekanal diesen Anforderungen (noch) gerecht wird.
Die Pflichten hinsichtlich anonymer Meldungen greifen nach der Übergangsvorschrift erst ab 1. Januar 2025 (§ 42 Abs. 2 HinSchG). Das spätere Inkrafttreten dieser Pflicht begründet der Gesetzgeber mit den Zusatzkosten für die notwendigen technischen Vorrichtungen oder der Beauftragung einer Ombudsperson sowie mit den zusätzlichen Belastungen bei der konkreten Einrichtung der Meldestelle (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 61).
Aber: Bereits aus §130 OWiG ergibt sich aktuell die Verpflichtung zur Berücksichtigung plausibler, anonymer Hinweise.
Daneben halten wir es für sehr wichtig, Hemmschwellen für Meldungen abzubauen. Daher empfehlen wir die Ermöglichung anonymer Meldungen. Denn hierdurch schaffen Unternehmen Anreize, das eigene, interne Hinweisgebersystem zu nutzen – und nicht das Hinweisgebersystem einer öffentlichen Stelle.
Die Dokumentation der Meldung ist drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens zu löschen. Um einen Gleichlauf mit der zivilrechtlichen regelmäßigen Verjährungsfrist zu schaffen, sieht § 11 Abs. 5 HinSchG diese Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor. Hiermit weiterhin nicht gelöst ist die Frage, wie sich die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des Meldeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu der dreijährigen Frist nach dem HinSchG verhält. Insoweit haben Unternehmen zukünftig ein striktes Löschungskonzept aufzustellen und nachzuhalten.
Gestärkt wurde die Schadensersatzvorschrift für den Ersatz von Schäden, die keine Vermögensschäden sind. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann sich der Hinweisgeber zukünftig auf eine eigene gesetzliche Regelung in § 37 Abs. 1 S. 2 HinSchG berufen und eine Entschädigung in Geld fordern. Hiermit wurde eine explizite gesetzliche Regelung im Sinne des § 253 Abs. 1 BGB geschaffen. Repressalien können vielschichtige Erscheinungsformen einnehmen und gerade bei psychischen Belastungen wie Mobbing oder Stalking ist der Nachweis einer Verletzung der in § 253 Abs. 2 BGB genannten Rechtsgüter oftmals schwer. Zumal sich die Rechtsprechung bei der Einordnung der notwendigen Bemessungsfaktoren in diesen Fällen ohnehin schwertut. Die vollständige Widergutmachung trägt den europäischen Vorgaben (Art. 21 Abs. 8 und ErwG. 94 EU Whistleblowing Richtlinie) ausreichend Rechnung und stärkt durch einen weitreichenden Schutz von Hinweisgebern auch das Vertrauen der Hinweisgeber und somit auch die Effektivität von Hinweisgebersystemen.
Die Summe aller unternehmensinternen Regelungen zur Meldung von Rechtsverstößen durch Hinweisgeber, der Umgang mit diesen Meldungen und Folgen dieser Meldungen für das Unternehmen und den Hinweisgeber wird als Hinweisgebersystem bezeichnet. Ein solches Hinweisgebersystem ist durch die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie im Jahr 2022 für Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten verpflichtend.
Neben Art. 8 der Whistleblower Richtlinien verpflichten auch § 52 Abs. 1 Geldwäschegesetz, § 8 des Lieferkettengesetzes, § 25a Abs. 1 S. 6 Nr. 3 Kreditwesensgesetz und § 23 Abs. 6 Versicherungsaufsichtsgesetz zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems.
Folgende gesetzliche Pflichten müssen Arbeitgeber beim Betrieb eines Hinweisgebersystems beachten:
Nach dem neu eingefügten § 7 Abs. 3 S. 1 HinSchG sollen die verpflichteten Arbeitgeber Anreize dafür schaffen, dass sich Hinweisgeber vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Dieser Appell ist wohl ein letzter Ausläufer der schon bei Verabschiedung der EU Whistleblowing Richtlinie lebhaft umstrittenen Frage eines Vorrangs der internen Meldestelle. Mit dieser bloßen Soll-Vorschrift gibt das HinSchG jedoch nur wieder, was ohnehin gängige Beratungs- und Unternehmenspraxis ist: Die eigenen Meldekanäle so attraktiv wie möglich gestalten, um in dem Wettbewerb der Meldekanäle gegenüber den zentralen externen (behördlichen) Meldekanälen zu gewinnen. Zu der Frage, wie solche Anreize konkret geschaffen werden sollen, verhalten sich die Gesetzesbegründung und die Materialien des Gesetzgebungsprozesses zurückhaltend. So bleibt es bei einem bloßen Verweis auf die Optimierung der internen Meldewege, eine gute Kommunikationskultur, die Förderung sozialer Verantwortung, das wirksame Vorgehen gegen Verstöße und den Schutz vor Repressalien (vgl. Beschlussempfehlung, S. 58). Zudem müssen Beschäftigungsgeber für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereithalten (§ 7 Abs. 3 S. 2 HinSchG) und die Möglichkeit einer externen Meldung darf durch ein Anreizsystem zur Nutzung interner Meldekanäle nicht beschränkt oder erschwert werden (vgl. § 7 Abs. 3 S. 3 HinschG).
Ja, ein Hinweisgebersystem sollte zwingend mit den übrigen Elementen eines Compliance Management Systems (CMS) verknüpft werden. Als zentraler Baustein eines effektiven CMS hilft ein funktionierendes Hinweisgebersystem notwendige Anpassungen und Verbesserungen des CMS zu identifizieren. Gleichzeitig dient das Hinweisgebersystem dazu, festzustellen, ob die bereits vorhandenen Compliance-Maßnahmen greifen und auf diese Weise etwaige Fehlverhalten vermieden werden können.
Ein professionelles Hinweisgebersystem ist sehr sicher.
Ein Praxisbeispiel: Unser digitales Hinweisgebersystem erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und gewährleistet die anonyme Meldung sowie den anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber. Das von uns genutzte Hinweisgebersystem wurde vielfach zertifiziert und erfüllt auch in technischer Hinsicht die gesetzlichen Vorgaben:
Eine externe Meldestelle ist eine externe Behörde oder die Öffentlichkeit, an die Hinweisgeber mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten und Missstände mitteilen können.
Ja, Hinweisgeber dürfen wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen oder extern an die zuständige Behörde oder die Öffentlichkeit wenden. Daher müssen seitens der Unternehmen Anreize geschaffen werden, dass mögliche Hinweisgeber sich zuerst an das eigene Unternehmen wenden. Nur so können Interna auch intern bleiben. Potentielle Hinweisgeber sollen sich nicht an ein Hinweisgebersystem einer Behörde oder gar die Öffentlichkeit wenden. Klar ist: Wer kein eigenes Hinweisgebersystem betreibt, bietet seinen Mitarbeitern keine Alternative zur externen Meldung.
Seit dem 18. Dezember 2021 können sich Beamte und Arbeitnehmer im öffentlichen Sektor bei Verstößen gegen die in der Whistleblower Richtlinie genannten Vorschriften des Unionsrechts unmittelbar an die Öffentlichkeit wenden. In diesem Fall genießen die Hinweisgeber die Schutzinstrumente der Whistleblower Richtlinie. Für Hinweisgeber in der Privatwirtschaft müssen Gerichte im Rahmen der richtlinienkonformen Auslegung einen vergleichbaren Schutz herstellen.
Eine interne Meldestelle ist eine Stelle innerhalb des Unternehmens, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Verstöße und Missstände mitgeteilt werden können. Die Funktion der internen Meldestelle im Unternehmen kann von Führungskräften, einem Compliance-Officer oder einem Ombudsmann wahrgenommen werden.
Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seine Meldekanäle einrichten will. So kommt neben dem digitalen Hinweisgebersystem weiterhin eine E-Mailadresse, eine Telefonnummer, ein Briefkasten oder ein persönliches Treffen als Meldekanal in Betracht. Wobei im Rahmen der konkreten Ausgestaltung die Anforderungen an die Vertraulichkeit und Rückmeldung zu beachten sind. In der Praxis werden häufig mehrere Meldekanäle miteinander kombiniert, um allen potentiellen Hinweisgebern die Abgabe einer Meldung zu ermöglichen.
Telefonische Hotlines bieten keine komplette Anonymität und Vertraulichkeit. Um die Identität der Hinweisgeber vollumfänglich zu schützen, sollte neben dem telefonischen auch ein anonymer, digitaler Meldekanal zur Verfügung gestellt werden. Schließlich lassen sich bestehende telefonische Hotlines oft einfach in das digitale Hinweisgebersystem integrieren.
Arbeitgeber müssen schon aufgrund der Gesetzeslage ein Hinweisgebersystem einführen. Neben der reinen Pflichterfüllung bringt ein Hinweisgebersystem Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.
Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann die eigenen Beschäftigen schützen, denn es steigert die Bereitschaft zur Abgabe sensibler Hinweise und die Angst vor Repressalien sinkt. Dies gilt umso mehr, wenn ein unabhängiger Dienstleister das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt und betreibt.
Ist das Hinweisgebersystem erst einmal eingerichtet, kann es durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten senken. Dieses Potential steigert sich durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.
Letztlich minimieren Unternehmen mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem Risiken.
Denn: Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senkt finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisken.
Es ist äußert wichtig, eine unternehmensinterne Strategie für den Fall eines #metoo-bezogenen Hinweises zu definieren.
Die Psychotherapeutin Dr. Anna Kuhns hat für Hinweisgeberexperte ein #metoo-Konzept erstellt und eine entsprechende Kooperation ins Leben gerufen. Kunden von Hinweisgeberexperte können nach dem Eingang eines #metoo bezogenen Hinweises auf diese Kooperation zurückgreifen und den Betroffenen unverzüglich Rückhalt geben. Dies ist wichtig, denn die Bearbeitung von Hinweisen erfordert mehr als definierte Workflows und juristische Exzellenz. Es braucht einen 360 Grad Blick auf die Herausforderungen, die Hinweise von Beschäftigten für Unternehmen und deren Dienstleister mit sich bringen.
Was ist nach dem Eingang eines #metoo bezogenen Hinweises zu tun?
Es ist zunächst ratsam, den Sachverhalt klar strukturiert durch das Hinweisgebersystem zu erfassen und mögliche Beweise sicherzustellen (z.B. E-Mails, Fotos, WhatsApp-Chats). Ein Gesprächsangebot an das Opfer, idealerweise mit einer fachkundigen neutralen Person, ist Grundvoraussetzung, um die Situation zu klären und mögliche Maßnahmen zu besprechen. Das unmittelbare Krisengespräch trägt dazu bei, eine Ersteinschätzung der psychischen Verfassung der betroffenen Person zu erhalten. Unter Umständen leiten wir in Absprache mit den Beteiligten eine Akuttherapie ein. Die Praxis legt nahe, dass Menschen, welchen unmittelbare Hilfe nach einer Grenzerfahrung zuteil wurde, sich schneller regenerieren. Auch der Entwicklung von Traumafolgestörungen oder anderen psychischen Erkrankungen in Reaktion auf das Erlebte kann so vorgebeugt werden. Kunden von Hinweisgeberexperte können also ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Hinweise mit #metoo-bezogenen Sachverhalten abgeben, unmittelbar nach Abgabe des Hinweises psychotherapeutische Ersthilfe anbieten.
Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, auch Hinweise von sog. Unternehmens-Externen zuzulassen. Gerade vor dem Hintergrund der im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorgesehenen Verpflichtung zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens empfehlen wir Ihnen jedoch, Ihr Hinweisgebersystem auch für Externe zu öffnen.
Nach unserer Erfahrung und im Sinne der Akzeptanz des Hinweisgebersystems sollten Sie Ihr Hinweisgebersystem jedenfalls in den jeweiligen Landessprachen Ihrer Niederlassungen zur Verfügung stellen.
Wir empfehlen Ihnen ein Hinweisgebersystem, das alle Meldekanäle anbietet. Danach sollte neben einer telefonischen Hotline sowie der Möglichkeit eines persönlichen Treffens auch ein anonymer, digitaler Meldeweg zur Verfügung stehen. Nur wenn Sie mehrere Meldekanäle miteinander kombinieren, ermöglichen Sie auch allen potentiellen Hinweisgebern eine Meldung abzugeben.
Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seine Meldekanäle einrichten will. Es bestehen daher im Hinblick auf die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems einige Wahlfreiheiten. Um jedoch allen potenziellen Hinweisgebern die Möglichkeit zur Abgabe einer Meldung zu geben, sollten Sie verschiedene Meldekanäle miteinander kombinieren. Hinweisgeberexperte nimmt die Hinweise über alle möglichen Meldekanäle entgegen (Digitales Hinweisgebersystem, Telefon, E-Mail, Post, persönliches Treffen), stellt Nachfragen und gewährleistet auf Wunsch die Anonymität des Hinweisgebers. Diese Lösung ist für alle Unternehmen vom Start-up bis zum international aufgestellten Konzern eine Option und gerade aus der Sicht der Praxis zu empfehlen.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz lässt eine konzernweite Lösung, also die Einrichtung eines zentralen Hinweisgebersystems für alle Töchter- und Konzerngesellschaften, zu.
Diese Lösungsmöglichkeit hat der Rechtsausschuss im Gesetzgebungsverfahren ausdrücklich aufgegriffen und begrüßt (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 56). Nach der Konzernlösung können einzelne Konzerngesellschaften, die in der Regel nicht über eine eigenständige Compliance-Funktion oder gar Compliance-Abteilung verfügen, ihre interne Meldestelle an ein Konzernunternehmen auslagern. Vorausgesetzt, die Meldestelle auf Ebene der Konzerngesellschaft wahrt die Vertraulichkeitspflichten und ist unabhängig. Zudem darf der Einsatz einer konzernweiten zentralen Meldestelle keinerlei Hürden für den Hinweisgeber bedeuten, d.h. insbesondere keine sprachlichen Barrieren. Ein Hinweis sollte daher in der in der jeweiligen Einzelgesellschaft vorherrschenden Arbeitssprache abgegeben werden können. Der deutsche Gesetzgeber vergleicht die zentrale Meldestelle im Konzern mit dem „Outsourcing“ an eine externe Kanzlei; beide seien „Dritte“ im Sinne von Art. 8 Abs. 5 EU Whistleblowing Richtlinie (RL 2019/1937). Die originäre Verantwortung, den gemeldeten Vorfall aufzuklären, abzustellen und zu ahnden, verbleibt in jedem Fall bei der einzelnen Konzerngesellschaft.
Grenzüberschreitende Gesellschaften mit einer zentralen Compliance-Funktion stellt der europäische Flickenteppich an nationalen Umsetzungen, die teilweise eigene Meldestellen für jede Konzerngesellschaft fordern, jedoch weiterhin vor Herausforderungen.
Unterliegt ein Arbeitgeber im Hinblick auf die Einrichtung von Meldestellen mehreren Gesetzen, neben dem Hinweisgeberschutzgesetz etwa dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, können die Funktionen des Hinweisgebersystems nach dem jeweiligen Gesetz in einer einzigen Meldestelle gebündelt werden. Es ist nicht erforderlich, für jeden Regulierungsbereich ein eigenes Hinweisgebersystem vorzuhalten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde im Dezember 2022 im Bundestag verabschiedet und ist plangemäß im Mai 2023 in Kraft getreten.
Alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen das Gesetz seit Mai 2023 umsetzen. Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten müssen das Gesetz seit Dezember 2023 umsetzen.
Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten.
Nicht nur die Rechtspflichten, auch praktische Gründe sprechen für eine sorgfältige Umsetzung des neuen Gesetzes: Unternehmen haben ein ureigenes Interesse daran zu erfahren, wo potenzielle Rechtsverstöße aus dem Unternehmen heraus oder zum Nachteil des Unternehmens begangen werden, um diese schnell abzustellen.
Unternehmen sollten also aktiv werden. Unsere mögliche Rolle: Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. Melden Sie sich bei uns.
Es gibt folgende organisatorische Vorgaben:
– Die Einreichung von Hinweisen bei der internen Meldestelle muss mündlich oder in Textform möglich sein, z.B. über eine Telefon- Hotline, ein Onlineportal oder ein E-Mail-Postfach.
– Interne Hinweisgeberrichtlinie und Kommunikation an die Beschäftigten.
– Jedes Hinweisgebersystem benötigt ein Datenschutzkonzept, welches regelmäßig überprüft werden muss.
– Alle (Tochter-) Unternehmen der Unternehmensgruppe können ein zentrales System nutzen.
– Hinweise und Rückmeldungen an den Hinweisgeber sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu dokumentieren.
Daneben gibt es eine Vielzahl Betriebspflichten, über die wir gerne informieren, zum Beispiel in diesem Beitrag.
Die neue Produktsicherheitsverordnung – Umsetzungsfrist bis 13. Dezember 2024 Alle Hersteller* und Händler, die Waren an Verbraucher verkaufen, aufgepasst: Die neue Produktsicherheitsverordnung tritt am 13.
Urteil: Anonyme Anzeigen über Hinweisgebersysteme als Tatverdachtsgrundlage für eine Durchsuchungsanordnung Meldungen, die Hinweisgeber* über Meldestellen abgeben, haben Gewicht und werden ernst genommen. Das Landgericht Nürnberg-Fürth
Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Landesrecht – ein Zwischenstand Zusammenfassung: Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes hat der Bund unter der Aufsicht des Bundesamtes für Justiz eine externe
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